El presupuesto en las asociaciones

Presupuestos en las asociaciones

Existen tres tipos de presupuestos que responden a distintos conceptos relacionados con los movimientos económicos de la entidad. Lo veremos con un ejemplo.

Si nuestra entidad adquiere un bien necesario para su funcionamiento se pueden distinguir tres acciones diferentes relacionadas con dicha adquisición:

  • Compra: Es el acto por el cual el bien pasa a ser de nuestra propiedad a cambio de un compromiso por nuestra parte de dar algo a cambio de ese bien.
  • Gasto o consumo: Es el acto continuo de desgaste del valor del bien adquirido.
  • Pago: Es el acto por el cual satisfacemos el compromiso adquirido en la compra.

Si el bien fuese por ejemplo un ordenador, podemos comprarlo el día 15 de enero, gastarlo o consumirlo a lo largo de los cuatro años durante los cuales el ordenador nos es útil y pagarlo 180 días después, quedando demostrado que compra, gasto y pago son cosas diferentes.

Cuando las compras tienen una vida útil, o lo que es lo mismo, se consumen en un período de tiempo superior al de un año, hay que aplicar como gasto a cada año la parte proporcional consumida en él. A este tipo de compras se les llama Inversiones.

Pues bien, ya estamos en condiciones de distinguir entre los tres tipos de presupuestos, que son los siguientes:

  1. Presupuesto de Inversiones y Financiación de éstas.
  2. Presupuesto de Gastos e Ingresos.
  3. Presupuesto de Pagos y Cobros o Tesorería.

En los primeros incluiremos las inversiones previstas cuyo gasto hay que repartir entre varios años, así como la financiación específica cuyo ingreso habrá que repartir también entre varios años.

Con los segundos presupuestaremos los gastos e ingresos achacables al período de tiempo considerado, incluyendo la parte previsiblemente consumida de las inversiones (amortización) y la parte de ingresos específicos de las inversiones proporcional a las amortizaciones.

Con los terceros preveremos el pago y cobro de las cantidades que se derivan de las inversiones y su financiación, así como de los gastos e ingresos.

La relación que existe entre los tres presupuestos es la siguiente:

Presupuesto de inversiones y financiación de éstas

El Presupuesto de Inversiones sirve para:

  • Prever las Inversiones que realizaremos en período de tiempo considerado y la Financiación específica para éstas.
  • Prever las repercusiones de las Inversiones y su Financiación sobre los gastos e Ingresos del período considerado y de los futuros, es decir, calcular la amortización de los gastos y la periodificación de los ingresos, que deberemos trasladar al Presupuesto de Gastos e Ingresos.
  • Conocer las compras e ingresos a distribuir en varios períodos, que tendrán una repercusión sobre la previsión de pagos y cobros, es decir, sobre el Presupuesto de Tesorería.

Información de partida

La información necesaria para su elaboración hará referencia a cada una de las compras amortizables, es decir, las compras cuyo consumo abarque más de un ejercicio.

  • Descripción de la compra.
  • Programa, Proyecto o Actividad a la que va destinada.
  • Fecha prevista de adquisición.
  • Precio de la compra.
  • Años de vida útil de la compra.
  • Valor de desecho, si lo tuviera, al final de la vida útil.

Así mismo, si prevemos tener una financiación específica para estas inversiones, tales como subvenciones, donaciones y/o legados de capital, deberemos conocer lo siguiente:

  • Importe de cada subvención, donación o legado de capital previsto.
  • Inversiones específicas que financiará cada subvención, donación o legado de capital.

Elaboración

Hay varios sistemas para elaborar los Presupuestos de Inversiones que están ligados a los diferentes sistemas para amortizar las inversiones y periodificar los ingresos de capital, sin embargo, dado el carácter divulgativo de estos materiales, sólo veremos el más sencillo que es el relacionado con la llamada amortización lineal.

El sistema consiste en dividir el precio de la compra, menos su valor de desecho, entre los días totales de vida útil y aplicar a cada ejercicio el consumo referido a los días de ese año en los que la compra está siendo utilizada en la entidad.

De esta manera, obtendremos un porcentaje de amortización anual para cada bien, de forma que aplicaremos este mismo porcentaje anual para periodificar el ingreso de capital específico de esa inversión.

Ejemplo

Vamos a comprar una pizarra para la actividad de Apoyo Escolar hacia el 1 de Abril, por un valor de 300 €. El valor de desecho lo consideramos 0 €, y la vida útil la estimamos en 5 años. Para hacer frente a esta compra, nos han concedido una subvención de capital de 210 €.

Con estos datos podremos hallar la amortización, que será:

( (300 – 0 ) / 5 ) = Amortización anual (para años completos) = 60 €.

(60 / 12 ) x 9 = Amortización del 1º año (sólo 9 meses) = 45 €.

( 60 / 12 ) x 3 = Amortización del último año (3 meses) = 15 €.

Estas cantidades las llevaremos al Presupuesto de Gastos e Ingresos, en la Actividad de Apoyo Escolar, para los sucesivos ejercicios, de manera que el gasto en pizarra para el primer año, en la Actividad de Apoyo Escolar será de 45 €.

Igualmente, si recibimos una subvención de capital específica para esa compra la periodificaremos al mismo ritmo que amortizamos la compra, es decir:

210 / 5 = Periodificación anual (para años completos) = 42 €.

( 42 / 12 ) x 9 = Ingreso achacable al 1º año (sólo 9 meses) = 31,20 €.

( 42 / 12 ) x 3 = Ingreso achacable al último año (sólo 3 meses) = 10,20 €.

De esta manera, el ingreso que preveremos en el Presupuesto de Gastos e Ingresos en Apoyo Escolar para el primer año, relativo a la subvención de capital, será de 31,20 €.

Revisiones

Todos los Presupuestos conviene revisarlos con la misma frecuencia, que habitualmente varía entre mensual y trimestralmente, en función de la actividad de la Entidad y de las situaciones no previstas que se vayan presentando. En cualquier caso, el criterio para determinar la frecuencia será el de las necesidades de información para la toma de decisiones.

Lo que nunca debe hacerse es un presupuesto para guardarlo en un cajón y olvidarnos de él, porque habríamos perdido el tiempo al elaborarlo y después no le sacaríamos ningún partido.

Presupuesto de gastos e ingresos

Para qué sirve

El Presupuesto de Gastos e Ingresos debe ser la imagen económica del Proyecto de la Entidad, y sirve para:

  • Prever los gastos e ingresos de un período o ejercicio.
  • Calcular el déficit o superávit previsto para cada una de las Actividades de la Entidad, así como para el ejercicio en su conjunto.
  • Conocer los gastos e ingresos que tendrán una repercusión en el Presupuesto de Tesorería.

Información de partida

Para su elaboración partiremos de la información aportada por:

  • El Proyecto de la Entidad.
  • Los datos del control económico de años anteriores (Presupuestos, Contabilidad y Balances).
  • Presupuestos o facturas proforma de proveedores.
  • Tablas para el cálculo de costes especiales, tales como los costes salariales o las amortizaciones extraídas del Presupuesto de Inversiones.

En cualquier caso hay que huir del «… yo creo que esto puede costar …..» o del «…tengo un amigo que ha comprado uno el año pasado y creo que le costó ……», y partir de datos más objetivos a la hora de elaborar el Presupuesto de Gastos e Ingresos.

Elaboración

Para su elaboración comenzaremos determinando los Actividades que vamos a contemplar y los gastos e ingresos por naturaleza de cada una de esas actividades.

A continuación estableceremos los datos de partida o variables de las que dependerán las cantidades totales de cada gasto o ingreso por naturaleza de cada Actividad, como pueda ser el gasto del año pasado y el IPC interanual.

Por último, calcularemos las cantidades a presupuestar de cada gasto o ingreso por naturaleza de cada Actividad, en función de las variables consideradas.

Con ello tendremos elaborado el Presupuesto de Gastos e Ingresos de cada Actividad por separado. Si sumamos todas las cantidades relativas a un mismo gasto o un mismo ingreso por naturaleza, obtendremos un resumen por conceptos del Presupuesto de Gastos e Ingresos.

Todo ello lo veremos con mayor claridad en el ejemplo.

Ejemplo

Primero determinamos las Actividades:

  • Apoyo Escolar
  • Formación
  • Campamentos
  • General

Siempre habrá una actividad llamada General, Mantenimiento o similar que agrupe los gastos e ingresos inespecíficos del resto de las Actividades. En segundo lugar determinamos los epígrafes por naturaleza de cada actividad, que en el caso de Apoyo escolar serán los siguientes:

  • Gastos:
    • Materiales
    • Personal
    • Publicidad
    • Amortizaciones
  • Ingresos:
    • Cuotas
    • Ventas
    • Periodificación Subvenciones de Capital

En tercer lugar, establecemos las variables las que dependerá cada epígrafe que, en el caso de Apoyo Escolar, serán las siguientes:

  • Gastos:
    • Materiales
      • Gasto del Año pasado = 58,20 €.
      • % IPC interanual = 2,5 %
      • Gasto previsto para este año = 60 €.
    • Personal
    • Publicidad
      • Nº de trípticos = 1.000 uds.
      • Precio unitario = 0,01 €.
      • Gasto previsto para este año = 90 €.
    • Amortizaciones
      • Se calcula según se explica en el Presupuesto de Inversiones y Financiación de éstas
  • Ingresos:
    • Cuotas
      • Nº de chavales = 10
      • Cuota mensual por chaval = 2,22 €.
      • Nº de meses considerados = 8
      • Ingreso previsto para este año = 80 €.
    • Parroquia
      • Donación año pasado = 80.000 Ptas.
      • % de incremento previsto = 0 %
      • Ingreso previsto para este año = 480 €.
    • Periodificación Subvenciones de Capital
      • Se calcula según se explica en el Presupuesto de Inversiones y Financiación de éstas

Igual que hemos hecho para Apoyo Escolar, lo haríamos para el resto de las Actividades, teniendo en cuenta que para facilitar la labor lo mejor es diseñarnos una hoja de cálculo específica.

PRESUPUESTO
 
GASTOS INGRESOS
Apoyo Escolar1.095Apoyo Escolar691
Materiales60Cuotas90
Personal900Parroquia480
Publicidad90Periodificación Sub. Capital31,2
Amortizaciones45
  
Formación2.790Formación2.760
Materiales150Matrículas900
Personal1.800Ventas360
Alquileres210Subvenciones1.500
Transportes240  
Publicidad90  
  
Campamentos9.000Campamentos9.120
Materiales1.500Cuotas5.100
Personal270Rifas450
Alimentación3.600Subvenciones3.600
Alquileres900  
Transportes2.100  
Publicidad60  
Seguros570  
  
General6.960General7.500
Materiales300Cuotas9
Personal3.600Donaciones600
Alquileres2.700Subvenciones5.100
Suministros2,16Ventas1,80
  
Total gastos1.984,20Total ingresos2.010
 
Resultado previsto (a favor)256,20

Revisiones

Todos los Presupuestos conviene revisarlos con la misma frecuencia, que habitualmente varía entre mensual y trimestralmente, en función de la actividad de la Entidad y de las situaciones no previstas que se vayan presentando. En cualquier caso, el criterio para determinar la frecuencia será el de las necesidades de información para la toma de decisiones.

Lo que nunca debe hacerse es un presupuesto para guardarlo en un cajón y olvidarnos de él, porque habríamos perdido el tiempo al elaborarlo y después no le sacaríamos ningún partido.

Presupuesto de pagos y cobros o tesorería

Para qué sirve

El Presupuesto de Tesorería sirve para:

  • Prever los pagos y cobros de un período o ejercicio.
  • Calcular el déficit de tesorería previsto y poder buscar soluciones.
  • Calcular el superávit previsto y poder decidir si realizar inversiones financieras con las que rentabilizar el dinero no utilizado.

Información de partida

Para su elaboración partiremos de la información aportada por:

  • El Proyecto de la Entidad.
  • Los datos del control económico de años anteriores (Presupuestos, Contabilidad y Balances).
  • El Presupuesto de Inversiones.
  • El Presupuesto de Gastos e Ingresos.

Elaboración

Para su elaboración confeccionaremos una tabla en la que las columnas serán los distintos meses o períodos de tiempo considerados, y las filas serán los distintos conceptos de pagos y cobros previstos.

En las casillas de intersección de los conceptos con los meses introduciremos la cantidad que prevemos pagar o cobrar, comenzando por aquellos pagos y cobros sobre los que tengamos menor capacidad de maniobra, de manera que, si al introducir éstos, el saldo de tesorería nos saliera negativo, adelantaremos cobros o atrasaremos pagos sobre los que tengamos una mayor capacidad de decisión hasta conseguir un saldo positivo al final de cada mes considerado.

Si pese a todo no consiguiéramos equilibrar el Presupuesto de Tesorería, tendríamos que recurrir a otras soluciones como por ejemplo solicitar un préstamo.

Dado que este tipo de soluciones requieren entre uno y cuatro meses, tratándose de Asociaciones con pocos recursos, es conveniente conocer con suficiente antelación los posibles problemas de tesorería para empezar cuanto antes a buscar soluciones.

El ejemplo que sigue te puede dar una idea más clara de cómo confeccionar esta tabla.

Ejemplo

En el siguiente ejemplo hemos considerado una previsión a cuatro meses, pues intentar hacerlo a más tiempo sería poco fiable y a un período más corto no nos daría margen para reaccionar en caso de detectar problemas de tesorería.

Saldo inicial de tesorería750  
 EneroFebreroMarzoAbril
Saldo inicial del mes750750354924
     
Pagos    
Pagos pendientes año anterior600210  
Materiales 96  
Transporte30303030
Alimentación    
Alquileres300300300300
Seguros    
Publicidad 90 90
Personal900900900900
Suministros 120 120
     
Suma Pagos (SP)1.8301.7461.2301.440
     
Cobros    
Cobros pendientes año anterior1.5001.080  
Subvenciones  1.000 
Cuotas300300  
Campamentos    
Donaciones    
Otros  300 
     
Suma Cobros (SC)1.8001.3801.8000
     
     
Saldo final720354924-516

Como se puede apreciar en la tabla, al final del mes de abril el saldo previsto es un déficit de 516 €, por tanto deberemos buscar una solución atrasando un pago, adelantando un cobro o pidiendo un préstamo.

Revisiones

Todos los Presupuestos conviene revisarlos con la misma frecuencia, que habitualmente varía entre mensual y trimestralmente, en función de la actividad de la Entidad y de las situaciones no previstas que se vayan presentando. En cualquier caso, el criterio para determinar la frecuencia será el de las necesidades de información para la toma de decisiones.

Lo que nunca debe hacerse es un presupuesto para guardarlo en un cajón y olvidarnos de él, porque habríamos perdido el tiempo al elaborarlo y después no le sacaríamos ningún partido.


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