Administración

Administración de las asociaciones

Archivo y documentación

Un sistema de archivo apropiado, tanto en lo que se refiere a documentos en papel como a documentación digital, tiene la capacidad de ahorrar mucho tiempo que –en caso contrario– se acaba desperdiciando en buscar documentos que se resisten a aparecer. Evidentemente, también nos puede ahorrar serios disgustos.

En el caso de los archivos digitales, además de plantear una política de seguridad que evite que los datos puedan circular fuera del ámbito en que deban ser guardados (esto es común a la documentación en papel) hay que prever cualquier incidencia informática que pueda provocar su pérdida irreversible.

La información que puede manejar y generar una asociación puede ser ingente y de características muy diferentes. En algunos casos, debemos contar con que pueden estar sujetas a inspecciones (de Inspección de Trabajo y Hacienda, por ejemplo), mientras que en otros casos se puede tratar de documentos que guarda la asociación para conservar información sobre su historia (por ejemplo, un archivo fotográfico). En cada caso varían las consideraciones sobre la forma de archivarla y las condiciones de seguridad.

Un sistema de archivo de una asociación podría considerar, a modo de ejemplo, los siguientes tipos de documento:

  • Libros de la asociación (relación de socios y libro de actas) [más información sobre los libros de las asociaciones].
  • Documentación contable: libros contables, archivo de documentos (facturas, recibos, nóminas, TCs, extractos bancarios…)
  • Correspondencia recibida y emitida
  • Documentación típica en procedimientos administrativos, que en caso de ser de uso habitual debe estar organizada para favorecer su localización inmediata:
    • Estatutos de la entidad (es conveniente disponer de una copia digitalizada)
    • Tarjeta del NIF de la entidad
    • Copia del NIF del representante legal de la entidad
    • En su caso, poderes emitidos por la asociación
    • Archivo de declaraciones y otra documentación de Hacienda.
    • Oficios recibidos del Registro de Asociaciones. Dentro de éstos, especialmente el acta de nombramiento de cargos de junta directiva.
    • Documentos habituales en subvenciones y contratos administrativos: declaraciones responsables, certificados de estar al corriente de pagos con Hacienda y Seguridad Social, otros certificados de secretaría, bastanteo de poderes…, además de las propias instrucciones de justificación de la subvención o de los pliegos de cláusulas del contrato.
    • Fianzas constituidas para contratos administrativos (esto es muy importante para su recuperación posterior, puesto que no siempre la administración va a ser diligente en su devolución).
    • Documentación laboral: contratos, TCs, nóminas, libro registro de inspecciones de trabajo, curriculums recibidos (se aconseja eliminar estos últimos al cabo de unos meses, dado que contienen información de carácter personal que normalmente se nos facilita sin que queden claras las condiciones de su uso y que además pierde vigencia en poco tiempo).
  • Memorias de actividades de la entidad
  • Documentación asociada a proyectos (ficheros de participantes, informes sociales, etc.). Nuevamente hay que hacer una consideración aquí acerca de la protección de datos de carácter personal. Si se contiene este tipo de datos, es imprescindible tener en cuenta la seguridad de los datos y las condiciones de acceso a los mismos (más información en el apartado que dedicamos a aspectos de protección de datos de carácter personal).
  • Archivo gráfico (fotos y vídeos producidos por la entidad) y publicaciones realizadas. Respecto a la producción, archivo y utilización de los primeros, también es importante respetar las normas de protección de datos de carácter personal y de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y a la propia imagen (y tener especial cuidado con lo establecido en la Ley Orgánica 1/1996, de 15 de enero, de Protección Jurídica del Menor).

Administración electrónica y certificado digital

Antes de nada debemos diferenciar entre Administración Electrónica en su más amplio aspecto y el Certificado Digital, como un documento electrónico que nos permitirá realizar determinados trámites.

La Administración Electrónica o e-Administración hace referencia a la incorporación de las TIC en las administraciones públicas como un nuevo medio de relacionar ciudadanos y entidades con la propia administración. Esto nos va a permitir realizar multitud de trámites de forma telemática. Un ejemplo (en España) para realizar multitud de gestiones online es la página de 060.

El Certificado Digital es un archivo informático que está vinculado a un individuo y nos permite identificarnos de forma acreditada en Internet. Esto nos permitirá realizar muchos de los trámites (aunque no será necesario para todos) dentro de las posibilidades que nos ofrece la Administración Electrónica.

Por último, debemos señalar que el certificado digital y el DNI electrónico no son tampoco la misma cosa. Un certificado digital es un elemento de software que puede ser incorporado directamente al ordenador o puede residir en una tarjeta de plástico. El DNI electrónico es una tarjeta que incorpora un certificado digital. Nos permitirá realizar algunos trámites pero es necesario un lector de tarjetas. El DNI electrónico es además algo exclusivo de los ciudadanos (personas físicas) y, por tanto, para las asociaciones hablaremos por tanto del Certificado Digital de personas jurídicas.

Usos y posibilidades

Para las entidades y los ciudadanos nos va a permitir:

  • Una mayor disponibilidad. Para muchos de los servicios ya no estamos limitados a un horario de oficina, sino que podemos realizar trámites las 24 horas del día.
  • Romper barreras geográficas. Podremos realizar trámites desde cualquier lugar a través del ordenador (para los trámites con Certificado Digital será necesario usar el ordenador en el que lo tengamos instalado).
  • Una mayor accesibilidad. Al no ser necesario acercarnos a oficinas de forma presencial permite realizar trámites a personas con dificultades de movilidad.
  • Ahorrar tiempo. No es necesario esperar turnos o colas, además de ahorrar el tiempo empleado en los desplazamientos.
  • Hay que destacar que en España los procedimientos administrativos de las personas jurídicas (y las asociaciones y fundaciones lo son) deben necesariamente realizarse de forma telemática. Con esto, se ha convertido de hecho en algo necesario el contar con un certificado digital de persona jurídica.

Tipos de certificados digitales

La Fábrica Nacional de Moneda y Timbre emite diferentes tipos de certificados electrónicos que en función de los destinatarios pueden ser:

  • De persona física
  • De persona jurídica
  • De entidad sin personalidad jurídica

Funcionamiento

Aunque también puede instalarse y utilizarse en un móvil, está algo más maduro su uso en ordenadores. Eso no evita la posibilidad de problemas y dificultades, a menudo relacionados con la combinación entre sistema operativo y navegador utilizados y el efecto de las configuraciones concretas de nuestro equipo, a las que hay que añadir la posible interferencia de sistemas de protección como antivirus y firewall.

El certificado digital es un archivo que se asocia a un determinado navegador de internet en un dispositivo en concreto. Esto hace obligatorio que cualquier gestión que realicemos sea necesario hacerlo desde el equipo donde este intalado el certificado (existe la posibilidad de instalarlo en otro navegador del mismo equipo e incluso en otro con otro sistema operativo).

Cuanto más generalizado está el uso de un determinado navegador y sistema operativo, más posibilidades tenemos de que los posibles problemas derivados de su instalación y uso estén solucionados o de que exista información sobre cómo superar los problemas que nos puedan surgir.

Instalación y seguridad

Existen otras entidades emisoras de certificados digitales, pero aquí vamos a centrarnos en cómo podemos obtener el certificado digital en la página web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Es necesario completar el proceso utilizando el mismo ordenador y navegador con el que iniciemos el trámite.

  • Solicitar el certificado. Como somos una asociación, deberemos solicitarlo para persona jurídicas en lugar de para ciudadanos. Para ello deberemos indicar el NIF de la entidad. Posteriormente recibiremos un código que deberemos guardar.
  • Acreditar tu identidad en una Oficina de Registro. Con el código obtenido tras el proceso de solicitud debemos acudir a una de las Oficinas de Registro de la Agencia Tributaria.
  • Descargar el certificado de usuario. Una vez acreditada nuestra indentidad tras presentarnos en una Oficina de la Agencia Tributaria podremos descargar nuestro certificado digital. Necesitaremos de nuevo el código obtenido en el primer paso.

Una vez descargado se puede pasar a otros navegadores y sistemas operativos. Una vez tengamos nuestro archivo es recomendable hacer una copia de seguridad (protegida por contraseña) en algún soporte tipo CD, memoria USB… o guardarlo de forma segura en algún servicio de datos en la nube.

Más información sobre obtención del certificado para personas jurídicas en nuestro artículo Cómo obtener un certificado digital para nuestra asociación o en la web de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.