Contabilidad de las asociaciones

Contabilidad en las asociaciones

La Contabilidad se trata en este apartado desde el punto de vista interno. Para conocer las obligaciones contables deberemos ir a Obligaciones legales de información económica.

Así pues, siguiendo esos criterios internos, la Contabilidad puede ser de diferentes tipos, en función de diferentes criterios. Así podemos distinguir entre:

  • Contabilidad por partida simple frente a contabilidad por partida doble.
  • Contabilidad no analítica frente a contabilidad analítica.

En adelante nos referiremos a la Contabilidad por partida doble y analítica, salvo que mencionemos expresamente lo contrario.

Para qué sirve al contabilidad en las asociaciones y ONG

La Contabilidad sirve, básicamente, para:

  • Conocer los Gastos e Ingresos que hemos tenido en un período de tiempo concreto.
  • Conocer los Acreedores y Deudores que tenemos pendientes de cobrarnos o pagarnos.
  • Conocer el saldo de dinero del que podemos disponer.
  • Conocer el valor de nuestra entidad en un momento determinado.

Información de partida

Para comenzar a elaborar la contabilidad de nuestra entidad debemos partir de la siguiente información:

  • Proyectos o actividades de los que deseamos obtener información diferenciada.
  • Cuentas de gastos, ingresos, acreedores, deudores, tesorería, inversiones, existencias y financiación básica que vamos a utilizar en nuestra contabilidad.
  • Valor o Patrimonio (Pt) de nuestra entidad al comienzo de la contabilidad, calculado como la suma de los Bienes (B) y Derechos (D), y disminuidos por nuestras Obligaciones (O).

De esta manera comenzaremos la contabilidad calculando:

B + D – O = Pt , o lo que es lo mismo,

B + D = Pt + O

  • Al primer término de la igualdad lo llamaremos Activo (A)
  • Al segundo término de la igualdad lo llamaremos Pasivo (P)

De manera que partiremos de la siguiente igualdad: A = P

Ejemplo de Activo y Pasivo:

ActivoPasivo
ConceptoImporteConceptoImporte
Equipos informáticos900 €Patrimonio4.500 €
Mobiliario150 €  
Caja160 €  
Banco940 €  
Ayuntamiento deudor2.100 €Préstamo bancario500 €
Socios deudores900 €Letras del ordenador150 €
    
Total Activo5.150 €Total Pasivo5.150 €

En cualquier caso, para ampliar la información sobre Contabilidad resulta conveniente recurrir a un manual específico de los muchos que existen en las librerías.

Elaboración

Una vez valorado el inventario inicial, es decir, el valor de los Bienes, los Derechos, las Obligaciones y, por tanto, el Patrimonio, iremos haciendo apuntes de los movimientos económicos indicando en el Debe la cuenta que recibe el dinero y en el Haber la cuenta de la que sale ese dinero, donde el primer apunte será el propio inventario inicial.

Veamos un ejemplo de la contabilización del inventario inicial y de algunos movimientos habituales:

FechaCuentaDebeHaberAnalítica
11-1-00Eq. informáticos900 € Inversiones
  Mobiliario150 € Inversiones
  Caja160 € Tesorería
  Banco940 € Tesorería
  Ayuntamiento deudor2.100 € Deudores
  Socios deudores900 € Deudores
  Préstamo bancario 500 €Acreedores
  Letras del ordenador 150 €Acreedores
  Fondo social 4.500 €Patrimonio
      
  Totales5.150 €5.150 € 

Al día siguiente compramos folios para la actividad de Apoyo Escolar y los pagamos con dinero de caja, por un importe de 3 €.

FechaCuentaDebeHaberAnalítica
22-1-00Compras papelería3 € Apoyo escolar
  Caja 3 €Tesorería
      
  Totales3 €3 € 

Una semana más tarde cobramos la subvención que nos debía el Ayuntamiento

FechaCuentaDebeHaberAnalítica
39-1-00Banco2.100 € Tesorería
  Ayuntamiento deudor 2.100 €Deudores
      
  Totales2.100 €2.100 € 

Dos días después, nos concede la Comunidad una subvención de 3.000 € para nuestra actividad de Campamentos, que nos la deja a deber

FechaCuentaDebeHaberAnalítica
411-1-00Comunidad deudora3.000 € Deudores
  Ingresos por subvenciones 3.000 €Campamentos
      
  Totales3.000 €3.000 € 

El 1 de febrero pagamos al banco el préstamo que la debíamos

FechaCuentaDebeHaberAnalítica
51-2-00Préstamo bancario500 € Acreedores
  Banco 500 €Tesorería
      
  Totales500 €500 € 

Como se puede observar, al final de cada apunte, el Debe y el Haber deben sumar lo mismo.

Revisiones

La revisión de la Contabilidad, en busca de posibles errores, convendrá realizarla semanal, mensual o trimestralmente, según sea nuestro volumen de apuntes.

Tipos de contabilidad

Contabilidad por partida simple

Sólo se apuntan las Entradas y Salidas de la tesorería, es decir, de la caja y los bancos. Mediante este sistema, no distinguimos entre gastos e inversiones, no llevamos control de lo que debemos o nos deben y no sabremos exactamente cual es el valor de nuestra entidad. Sin embargo, simplifica mucho la tarea de contabilizar los movimientos económicos de la entidad.

Cuando se utiliza este tipo de contabilidad, se dice que utilizamos el criterio de caja, porque los gastos e ingresos se apuntan cuando modifican el saldo de caja (tesorería).

Contabilidad por partida doble

Se apuntan todos los movimientos económicos que se producen en la entidad, haya o no haya movimiento monetario. Esto significa, por ejemplo, que si nos conceden una subvención pero nos la dejan a deber y no nos la pagan hasta tres meses más tarde, apuntaremos el ingreso en el momento de la concesión y el cobro cuando nos la paguen, y mientras tanto esa cantidad estará recogida en una cuenta de deudores, porque tenemos derecho a que nos la paguen.

Con este sistema de contabilidad, sí distinguiremos entre gastos e inversiones, obligándonos a amortizar estas últimas, sí llevaremos control de lo que debemos y nos deben, y sí sabremos el valor de nuestra entidad en todo momento. Por el contrario complica la tarea de contabilizar los movimientos económicos de la entidad.

Cuando se utiliza este tipo de contabilidad, se dice que seguimos el criterio de devengo, porque apuntamos los gastos e ingresos cuando nacen los derechos y obligaciones, al margen de cuando se dé el pago o el cobro.

Contabilidad no analítica

Es la contabilidad ordenada exclusivamente según la naturaleza del gasto o ingreso o el tipo de movimiento económico en general. Puede ser por partida simple o por partida doble y con ella no llevaremos el control de los gastos e ingresos referidos a cada proyecto o actividad desarrolladas por nuestra entidad.

Contabilidad analítica

Es la contabilidad ordenada con el criterio de la naturaleza del gasto o ingreso o el tipo de movimiento económico en general, pero también con el criterio de las distintas actividades o proyectos que desarrollemos en la entidad. Con este sistema podremos saber los gastos e ingresos de cada uno de los proyectos o actividades que desarrolle nuestra entidad.


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