Cómo gestionar proyectos a largo plazo de forma exitosa

Estamos de aniversario. Hace diez años comenzamos la gestión técnica de un proyecto a nivel nacional, financiado por fondos europeos. Este proyecto implica la coordinación de un equipo de profesionales que se encarga de evaluar los proyectos de voluntariado de quienes vienen de otras partes de Europa.

En estos diez años la entidad y el proyecto han pasado por una crisis económica y su “recuperación”, por varios concursos públicos estatales, por los cambios en las exigencias requeridas al propio proyecto… Sin olvidar que, en estos diez años, han pasado más de cuarenta personas que han colaborado de forma puntual o continuada.

En definitiva, la clave es saber adaptarse al cambio sin perder calidad en el servicio. Para ello es importante tener una estrategia clara y contar con los mejores colaboradores.

Otro aspecto es la innovación, para mantenerse y mejorar. Esto contribuirá a que seamos competitivos y a nuestra imagen exterior (puesta en marcha de otras actividades y proyectos, por ejemplo).

La relación con nuestros trabajadores y trabajadoras (a partir de ahora colaboradores) marcarán el desarrollo de los proyectos en los que se trabaje conjuntamente, favoreciendo su continuidad en el tiempo. ¿Y cómo se consigue esto?

Tendemos a pensar que la principal forma de motivar a nuestros colaboradores es por medio de la retribución económica. Ciertamente, las subidas salariales o los bonos son importantes ya que es la forma “tangible” de agradecer el trabajo bien hecho. Sin embargo, la situación económica y las urgencias de entidades como las nuestras hace que no contemos con presupuesto suficiente. Pero existen otras medidas que no tienen que ver con la retribución económica y fundamentales para la continuidad de nuestro equipo:

• Compartir objetivos comunes: es importante que exista una relación entre la entidad y lo que se quiera conseguir con el proyecto. Una entidad que crea en lo que hace contagiará esa “motivación” a las personas que trabajen en él.
• Figura de la coordinación liberada: Es esencial contar con una o varias personas que “lideren” el proyecto. Personas capaces de aglutinar a todas las involucradas en el mismo. Con el término de “liberada” nos referimos a que esa persona/s no tienen por qué ejecutar las acciones del proyecto, pero sí conocerlo de forma integral para ser capaz de detectar las necesidades y apoyar los logros conseguidos.
• Liderazgo inclusivo: en esta misma línea, la figura del líder o lideresa debe aglutinar a todo el mundo implicado. Esto significa que, aunque algunas decisiones recaigan en la figura del líder, tiene que tener la capacidad de incluir en las decisiones y comunicaciones al resto del equipo, independientemente del rango que tengan en el proyecto.
• Medidas de flexibilidad: a menos que nuestro proyecto tenga una duración determinada y ejecución específica, es importante ofrecer a nuestros colaboradores la flexibilidad necesaria para realizar su trabajo. Apoyar la conciliación laboral y respetar el tiempo libre de nuestros colaboradores, será también un punto fuerte para que apuesten por el proyecto.
• Comunicación y escucha activa: Cuidar cómo comunicamos, el medio utilizado en cada momento y la información que podemos/queremos dar es fundamental para no crear confusiones. En el caso de que haya información sensible que no se pueda comunicar, es también honesto decirlo. La escucha activa es otro valor esencial a la hora de trabajar con nuestros colaboradores ya que se les motiva para seguir apostando por el proyecto.
• Implicar a todo el mundo en el proceso de creación/mejora: Es importante crear espacios de trabajo en los cuales se dé libertad a los equipos para innovar, idear y cambiar aspectos de la actividad/proyecto que desarrollamos. Cuestionarse el funcionamiento y tener la mente abierta para recoger, analizar y responder a lo planteado, hace sentir a los demás que los valoramos profesionalmente.
• Establecer unos límites: desde la entidad tenemos que facilitar los límites de trabajo para que la energía se canalice hacia el objetivo común del grupo, en este caso la continuidad del proyecto. Esto quiere decir que escuchamos y recogemos todas las exigencias y necesidades, siendo capaces de devolver una respuesta a las mismas.
• Utilizar el sentido común: Parece una obviedad, pero a veces se nos olvida. Los proyectos, independientemente de su naturaleza, los ejecutan las personas. Para ello el sentido común es clave y premiar o reprimir las conductas que no se correspondan con los objetivos del proyecto y ser guía en caso de duda o desempate en situación de división de opiniones. Estar ahí de la forma adecuada, dando libertad, pero que sea acompañada.