¿Qué trámites implica la contratación de personal?

Cuando una asociación decide contratar a una persona para la realización de determinadas tareas, se adentra en un terreno que generalmente le es desconocido. Existe, en ciertos casos, la posibilidad de que la relación no sea laboral (que esta persona facture como un autónomo), pero si sí realizamos una contratación laboral, habrá una serie de gestiones a llevar a cabo. ¿cuáles son éstas?

Vamos a mencionarlas desde un punto de vista práctico y a nivel muy básico (y atendiendo a las obligaciones puramente legales y administrativas , ya que  el campo de los RRHH es bastante más amplio). Se trata de lo siguiente:

Alta de la asociación en la Seguridad Social (obtener el llamado “CCC o cuenta de cotización”)

La Seguridad Social siempre nos llamará “la empresa”. Si nunca antes ha causado alta en la Seguridad Social, es preciso dar de alta a la asociación como paso previo a que ésta pueda realizar gestiones laborales con contratados por cuenta ajena.

Alta del trabajador en la Seguridad Social

Siempre se debe hacer con carácter previo al inicio de la relación laboral o, como mucho, el mismo día de inicio. En caso de suceder un accidente laboral antes de haber cursado esta alta, podríamos tener problemas serios.

Esto implica que debemos contar con antelación con toda la información necesaria. Es recomendable comprobar datos como el número de Seguridad Social del trabajador y número de DNI o NIE, para evitar problemas en el momento de dar el alta.

El trabajador, si nunca había causado alta, tiene que solicitar su número en la Seguridad Social (es decir, debe darse personalmente de alta). De esta manera, nos podrá aportar su número de Seguridad Social para poder iniciar el trámite.

Cuando se trata de jóvenes que acceden a un trabajo por primera vez, a menudo cometen el error de facilitar el número de Seguridad Social que figura en su tarjeta sanitaria, que corresponderá a un progenitor suyo. Si se trata de dar el alta con este número, evidentemente saldrá errónea. Por tanto, es importante asegurarse de que el número que nos facilitan está correcto y realmente es el que le corresponde al trabajador.

Contrato laboral

El contrato debe emitirse por escrito y ser firmado por el trabajador y un representante de la “empresa”. El contrato se comunica por medios electrónicos a los servicios de empleo, generándose una huella electrónica. Realmente, lo que se notifica es que se ha producido una contratación (alta), pero no las condiciones concretas. De ahí, la importancia de que ambas partes conserven su copia del contrato. También se emite una copia básica, para ponerla a disposición de la representación legal de los trabajadores (si se cuenta con ella).

A diferencia del alta en la Seguridad Social, la comunicación del contrato es posterior al inicio, porque se produce en ocasiones que el trabajador no llega a incorporarse a su puesto de trabajo. El plazo para ello es de 10 días hábiles.

Abono de los seguros sociales

Es de suma importancia, para evitar problemas a la asociación, pagar siempre los seguros sociales. Si está domiciliado, hay que asegurarse de que existe saldo suficiente en el banco en la fecha en que se cargan (último día del mes, a primera hora). De no existir saldo suficiente en ese momento, habrá que pagar un recargo.

Los seguros sociales se devengan a mes vencido. Esto significa que lo que se está pagando en el último día de enero corresponde a las cotizaciones de los trabajadores por su trabajo durante el mes de diciembre del año anterior.

Emitir y abonar las nóminas

El plazo para el pago de las nóminas puede venir especificado en el convenio colectivo, si la asociación está adscrita a uno. De no ser así, se aplica lo establecido en el estatuto de los trabajadores. Éste menciona que los trabajadores, entre otras cosas, tienen derecho:

Artículo 4.2

[…]

1. f) A la percepción puntual de la remuneración pactada o legalmente establecida.

[…]

En cuanto al plazo de pago, el Estatuto de los Trabajadores menciona que puede ser convenido entre empresa y trabajadores y, en caso de no ser así, se remite a los usos y costumbres, considerándose el retraso reiterado en el pago de los salarios una infracción muy grave.

Lo habitual es firmar las nóminas, pero en realidad el movimiento bancario –lo habitual es pagar por banco– actúa como prueba del cobro. Así que no es esencial la firma de la nómina, pero sí hay que tener en cuenta que en los contratos a jornada parcial es obligatoria la firma de un documento en que se detallen las jornadas (firma de las parcialidades), y no es descartable que acabe aplicándose esto también a todos los contratos a jornada completa, al objeto de controlar las horas extra.

De todas formas, consideramos deseable que se emitan y firmen puntualmente también las nóminas, porque esto da ocasión de detectar a tiempo posibles errores.

Practicar las retenciones correspondientes e ingresarlas en Hacienda

Los salarios son rentas sujetas a retención, en un porcentaje que varía en función de las circunstancias personales y familiares. La asociación tiene, por tanto, que practicar estas retenciones e ingresarlas trimestralmente en Hacienda. Más información en nuestra guía asociaciones.org.

Gestionar las incidencias laborales que se van produciendo

Circunstancias como bajas médicas, faltas de asistencia justificadas o no…

Respecto a las bajas médicas, se deben comunicar a la Seguridad Social en un plazo de 3 días. Para ello, el trabajador nos debe aportar el parte de baja (tenemos obligación de conservarlo), en el que es importante que figuren legibles los datos del médico que lo firma: El nº de colegiado  y el CIAS.

Para las ausencias permitidas  (exámenes oficiales, boda, fallecimiento de un familiar directo, participación en una mesa electoral…) debemos establecer nosotros los procedimientos y hacer llegar esta información a los trabajadores.

A modo de ejemplo vemos alguna de las incidencias:

En caso de asistencia a exámenes oficiales se puede exigir un certificado que se lo dará la Institución académica en la que se produzca el examen. Hay que tener en cuenta que sólo hay obligación de conceder el tiempo necesario para la realización del ejercicio, por lo que un trabajador que tuviera un examen en horario de tarde no tendría derecho a faltar por la mañana para estudiar de cara a esa prueba.

En caso de asistencia al médico de cabecera, hay que recordar que en la medida de lo posible hay que tenerlo fuera del horario laboral  y que así se prevé en la legislación (si bien es cierto que en algunos casos puede no ser posible). Para los especialistas  no se puede exigir al trabajador que los tenga fuera de su horario laboral porque no tienen libertad de elección pero sí deberá aportar justificante de la asistencia a dicho especialista.

Para temas que tienen que ver con eventos familiares y otros permisos hay que atender en primer lugar a lo que diga el convenio colectivo, el estatuto de los trabajadores o las reglas que tenga establecidas la propia entidad. En la mayoría de los casos es evidente que se puede solicitar justificantes aunque los usos y costumbres influyen mucho en este caso (pensemos en la asistencia a una boda…).

Para las ausencias no justificadas: sería conveniente que la entidad tuviera establecido un mecanismo que permitiera demostrar que se han producido esas faltas (comunicaciones firmadas, registro de faltas firmado, etc.), por si fuera necesario en algún momento tener que demostrarlo  ante terceros o ante el propio trabajador/a.

Prevención de riesgos laborales

Las “empresas” tienen que gestionar la prevención de riesgos laborales, ya sea por sí mismas o subcontratándolo a empresas especializadas. El tipo de actividad dicta las características concretas de esta gestión, pero en general es preciso que los trabajadores cuenten con una formación específica en relación a riesgos laborales y tienen derecho a un reconocimiento médico anual, aunque pueden renunciar a él.

Si la asociación no cuenta con alguien con conocimientos especializados para llevar a cabo estas tareas, nuestra recomendación es que se contraten los servicios de un gestor o asesor, porque el riesgo de cometer errores si no dominamos el tema es bastante alto.