¿Dónde depositan sus cuentas las asociaciones sin ánimo de lucro?

Antes de responder a esta pregunta, distingamos dos trámites que a menudo son objeto de confusión:

• Legalización de libros: La legalización (o diligenciación) de los libros pretende aportar algún grado de seguridad de que estos no son posteriormente alterados. La tendencia actual es a que esto se realice por medios telemáticos sobre los archivos informáticos, aunque en algunos casos se siguen sellando los libros en papel. El sellado o diligenciado de los libros no implica su revisión ni que se queden una copia de los mismos.
• Depósito de cuentas: por transparencia, ciertas entidades entregan información contable en algún órgano administrativo o registro. Según los casos, a veces ser realiza una supervisión sobre la información entregada y otras veces dicha información simplemente se recoge y pone a disposición para su consulta por terceros.

Aquí nos referimos a las obligaciones de rendición de cuentas –el segundo concepto, por tanto– que puede recibir diferentes denominaciones según los casos.

Para entender mejor la cuestión, tengamos en cuenta que existen diferentes “tipos” de asociación sin ánimo de lucro. Todos ellos son expresión del derecho fundamental de asociación desarrollado en la Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, Reguladora del Derecho de Asociación. Sin embargo, hay asociaciones que cuentan con legislación específica, y ello podría traducirse en que las obligaciones a las que se ven sujetas no coincidan en todos los casos. Así, tenemos:

• Asociaciones con legislación específica: están constituidas conforme a una norma de ámbito estatal o de comunidad autónoma (por ejemplo, asociaciones de empresarios, de consumidores y usuarios de Andalucía, asociaciones deportivas…).
• Asociaciones genéricas (es decir, sin legislación específica) cuyo ámbito territorial es una comunidad autónoma con legislación propia en materia de asociacionismo (a saber, Andalucía, Canarias, Cataluña, País Vasco y Valencia).
• Resto de asociaciones, sujetas directamente a la Ley Orgánica 1/2002.

Todas las leyes de asociación se encuentran bajo el paraguas de la Ley Orgánica 1/2002, que regula el ejercicio del derecho fundamental de asociación, pero introducen cuestiones diferenciales en lo que no afecta directamente al núcleo de dicho derecho fundamental. Por tanto, nuestras obligaciones (por ejemplo, las referidas al depósito de cuentas) pueden variar en función del ámbito territorial.

Este es el ámbito de las “normas constitutivas” de las asociaciones (“por ser asociación, tienes estas obligaciones…”), pero una asociación puede tener alguna obligación añadida no por ser asociación sino por el tipo de actividad que desarrolla. Estas obligaciones se encuentran distribuidas en un conjunto muy amplio de normas, que nos introducen en una casuística excesiva para este artículo. Aun así, hay que tener esto en cuenta.

Así se entiende mejor lo establecido en el artículo 14 de la ley orgánica 1/2002:

Artículo 14 Obligaciones documentales y contables

1. Las asociaciones han de disponer de una relación actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situación financiera de la entidad, así como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus órganos de gobierno y representación. Deberán llevar su contabilidad conforme a las normas específicas que les resulten de aplicación.

[…]

En la norma constitutiva de muchas asociaciones, por tanto, no se especifican cuestiones concretas referidas a sus obligaciones contables, sino que se remite a las normas que pudieran ser de aplicación a cada caso concreto.

En este sentido, nos interesa especialmente mencionar que las asociaciones que realizan actividades económicas se encuentran sujetas al Código de Comercio, cuyo artículo 1 dice lo siguiente:

Artículo 1

Son comerciantes para los efectos de este Código:

1.º Los que, teniendo capacidad legal para ejercer el comercio, se dedican a él habitualmente.

Las asociaciones que habitualmente venden productos o prestan servicios a cambio de un precio adquieren, por ello, una serie de obligaciones contenidas en el Código de Comercio. ¿Incluyen estas el depósito de cuentas? No, no es así, porque el depósito de cuentas (para entidades mercantiles) se encuentra regulado en normas que afectan específicamente a las sociedades mercantiles (y no son de aplicación a las asociaciones). Aun así, con carácter voluntario, sí podrían depositar cuentas en el Registro Mercantil.

Sin embargo, el Código de Comercio sí desarrolla la obligación de legalización de libros (en su artículo 27, aunque debemos tener también en cuenta lo que se ha regulado respecto a la legalización telemática de los libros), aspecto que no trataremos aquí.

Dicho esto, distingamos ahora entre los tres bloques que hemos hecho con las asociaciones:

Asociaciones con legislación específica:

Generalmente, su norma constitutiva no indica nada respecto al depósito de cuentas. Aun así, hay que comprobar caso por caso cada una de estas normas.

Asociación con ley autonómica de asociación:

Aunque no vienen obligadas, en términos generales, al depósito de cuentas, estas normas sí regulan la declaración de utilidad pública o interés público. Las asociaciones que acceden a esta calificación entregan sus cuentas en el Registro de Asociaciones en el que están inscritas, pudiendo perder la calificación de entidad de interés público si no rinden cuentas al Registro de Asociaciones de su comunidad. Así se recoge en la Ley 4/2003, de 28 de febrero, de Asociaciones de Canarias (art. 39.2.c) y en la Ley 14/2008, de 18 de noviembre, de la Generalitat, de Asociaciones de la Comunitat Valenciana (art. 35.2.c).

Las asociaciones vascas reconocidas de utilidad pública deben presentar sus cuentas en los términos establecidos en el artículo 44 de la Ley 7/2007, de 22 de junio, de Asociaciones de Euskadi:

Artículo 44 Obligaciones de las asociaciones de utilidad pública

1.- Las asociaciones reconocidas de utilidad pública deberán presentar ante el Registro General de Asociaciones del País Vasco las cuentas anuales del ejercicio anterior en el plazo de seis meses siguientes a su finalización, junto con una memoria descriptiva de las actividades realizadas en dicho ejercicio.

A las asociaciones catalanas se les aplica lo establecido en el artículo 322-15.2 de la Ley 4/2008, de 24 de abril, del libro tercero del Código civil de Cataluña, relativo a las personas jurídicas:

Artículo 322-15 Deberes de elaboración de las cuentas y de transparencia

[…]

1. Las asociaciones declaradas de utilidad pública deben presentar al departamento de la Generalidad competente para su inscripción, en los seis meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio, las cuentas anuales aprobadas, una memoria de actividades y, si procede, de acuerdo con su normativa, el informe de auditoría.

[…]

Resto de asociaciones:

Igualmente, la LODA no indica la obligación de entregar sus cuentas a estas asociaciones con carácter general, pero sí en el caso de que sean declaradas de utilidad pública, caso en el que deben entregar sus cuentas anuales en el Registro de asociaciones en el que figuran inscritas. En caso de no hacerlo, perderían la calificación de entidad declarada de utilidad pública.