Herramientas de teletrabajo para las asociaciones

Desde que se declaró el Estado de Alerta en España con motivo de frenar la expansión del coronavirus covid-19, son muchas las organizaciones que han implantado el teletrabajo para, al menos, una parte de la plantilla. Ya compartí contigo algunos consejos para teletrabajar en casa. En esta ocasión, vamos a recopilar algunas herramientas de teletrabajo.

Desde la Fundación Gestión y Participación Social tod@s l@s trabajadores/as estamos teletrabajando y, aunque ya usamos algunas herramientas de comunicación y coordinación online, es ahora cuando las estamos usando de forma más intensiva. Aunque hay muchas herramientas y seguramente se nos queden algunas importantes, me gusta hablar de primera mano y en este post te voy a contar las herramientas que estamos usando desde FGPS. Esperamos que os resulte de utilidad.

Herramientas para mantener la comunicación y coordinación online

En este ámbito, desde FGPS usamos varias herramientas (además de, lógicamente, nuestros correos corporativos). Para mantener una comunicación entre el grupo de trabajadores/as de la oficina estamos usando Hangout de Google. Esta herramienta permite videollamadas, llamadas de voz y un canal de chat en el que se puede escribir o pasar documentos.

También usamos Skype, ya que es una de las herramientas más usadas y la empleamos con algun@s de nuestros colaboradores o para realizar asesoramientos. Skype, además de las opciones básicas de llamadas, videollamadas y chat, también permite compartir pantalla. Además, de forma más puntual y personalmente, también para reuniones virtuales he usado Jitsi, de muy fácil manejo, gratuita, se usa a través del navegador sin necesidad de instalar un software y sin necesidad de registro.

Por otro lado, para el día a día, hemos creado un grupo en la app de mensajería instantánea Telegram. Hemos optado por telegram porque, además de que hay una persona en la oficina que no usa WhatsApp (si, un servidor, ¡sí se puede!), hay menos ruido e incorpora algunas funcionalidades extra que no tiene WhatsApp. En el uso de este tipo de herramientas, para evitar algunos problemas comunes, te aconsejo algunos tips que he recopilado en este post: Claves para mejorar la comunicación en grupos de debate online.

Y si quieres conocer más herramientas de comunicación online, te recomiendo otro de mis artículos: 9 Herramientas online para la comunicación interna en los Movimientos Sociales y ONG.

Herramientas para compartir archivos y elaborar documentos de forma colaborativa

Desde hace algún tiempo nos dimos de alta en el servicio de Google Suite para Organizaciones Sin Ánimo de Lucro. Este servicio permite a las asociaciones tener correos con un dominio corporativos o disponer de un saldo gratuito para crear anuncios en Google, entre otros servicios. Pero la necesidad que nos ha cubierto principalmente es la compartir archivos y documentos a través del servicio Google Drive, ya que permite crear equipos de trabajo y almacenar y compartir archivos en la nube (con una cuota mayor que las cuentas personales, hasta 30 Gb), editarlos online, sincronizarlos en local desde un pc…

Por otro lado, de forma personal y con otros equipos y entidades en las que colaboro, también uso Dropbox Plus, que permite almacenar y compartir archivos en la nube (y sincronizarlos de forma selectiva con nuestro pc u otro dispositivo). Aunque no es gratuito, tiene una capacidad mucho mayor que Google (2 Tb) y se puede usar sin necesidad de que todo el equipo tenga una cuenta de gmail.

Ademas de estas plataformas, si te interesa conocer más herramientas para crear y compartir documentos, te recomiendo mi artículo Herramientas para diseñar y compartir documentos, proyectos y memorias.

Planificación y organización de proyectos y tareas

Para llevar un seguimiento de tareas ligadas a un proyecto, usamos Trello. Esta herramienta permite crear paneles temáticos por proyectos con las personas implicadas y llevar un seguimiento de tareas o un desglose de acciones a través de tarjetas visuales. La versión gratuita es suficiente para equipos de mediano y pequeño trabajo y se puede usar online a través del navegador o instalar apps para la versión móvil.

Además, en otros equipos de trabajo, también he podido probar Slack, que además de planificar proyectos y tareas, incorpora canales de comunicación interna (chat y videollamadas), compartir archivos o usar apps de terceros como Google Drive o Dropbox.

También he conocido de mano de otras organizaciones algunas otras herramientas para la gestión de tareas y proyectos que comparto en este artículo: Herramientas TIC para la gestión de tareas y proyectos en tu ONG.

Otras herramientas que usamos desde FGPS

Para decidir, a través de votos, fechas de reuniones o eventos de forma colectiva sin necesidad de debatirlas en otros canales como los grupos de mensajería instantánea, en momentos puntuales hemos usado Doodle.

Cuando hemos tenido la necesidad de enviar archivos pesados que no entrar como adjunto en un correo (vídeos, documentos de gran tamaño, presentaciones…), hemos usado We Transfer. A través de esta plataforma podemos enviar archivos de hasta 2 Gb. También permite cifrarlos con contraseña si fuera nuestro deseo.

Respecto al diseño online (sin necesidad de tener elevados conocimientos de diseño gráfico ni instalar software profesional, caro y complejo como Photoshop o InDesign), sobre todo uso Canva, que incluye miles de plantillas y recursos gráficos. Si este ámbito te interesa te recomiendo mi post 7 portales para crear diseños online y descargar plantillas.

Si necesitas algún archivo o usar algún programa de tu ordenador de la oficina y no puedes acudir y sólo puedes trabajar con otro ordenador desde casa, existen programas de control remoto. Yo he usado este tipo de programas a modo de soporte informático, pero actualmente también estamos usando uno de estos programas para acceder a una base de datos que no tenemos aún en la nube. Uno de los programas más conocidos es TeamViewer, cuya licencia personal para controlar remotamente un pc es gratuita. También puedes usar el escritorio remoto de Chrome, gratuita y que permite el acceso no sólo al navegador Chrome sino a todo el ordenador.

Por último, solemos usar varios calendarios compartidos de Google Calendar para que todo el equipo sepa que actividades hay programadas, reservar salas en la oficina, indicar las vacaciones de un compañer@, formaciones y reuniones de cualquier trabajador/a… De esta forma no solapamos actividades, sabemos quien está o no en la oficina y llevamos un seguimiento de todos nuestros proyectos y actividades.