Un plan de transformación digital describe la forma en que progresará la organización para satisfacer las demandas actuales del mercado. En el caso de las entidades no lucrativas, eso podría significar incorporar mejores herramientas de trabajo, establecer procesos más ágiles o impulsar una mayor coordinación entre los equipos.
Pero una hoja de ruta óptima permite conectar la estrategia con la ejecución, identifica qué cambiar, a quién afectarán las modificaciones y cómo se medirá la evolución.
5 pasos diseñar un plan de transformación digital en las asociaciones
1. Definir las áreas de interés clave y sobre las que queremos incidir y actualizar.
El primer paso es decidir qué hemos de transformar, o bien por ya es exigencia legal, pensemos por ejemplo en la factura electrónica, o por implementar procesos digitales que permitan desarrollar funciones a las personas empleadas en nuestra entidad de forma más sencilla, y eficaz.
2. Analizar la forma de trabajo actual: fortalezas y debilidades.
Que duda cabe que los procesos telemáticos agilizan las tareas, por ello hemos de realizar una evaluación concisa de nuestra forma de enfocar las tareas para identificar las más complejas o costosas en tiempo y recursos, de tal manera que puedan ser sustituidas por procesos ágiles y eficientes.
3. Establecer objetivos específicos basados en la experiencia.
La siguiente tarea es definir hacia dónde ir y cuál sería una “mejor” situación . En concreto, hay que mantener los objetivos prácticos, medibles y vinculados a las experiencias reales.
4. Identificar a los facilitadores, no únicamente a las herramientas.
La tecnología desempeña un papel importante, pero solo constituye una parte del panorama general. Un verdadero facilitador podría ser una nueva plataforma, un flujo de trabajo que fue rediseñado, roles más claros o un conjunto de datos compartido entre los equipos.
5. Establecer las fases del proceso.
El plan se dividirá en fases, cada una de de las cuales estará vinculada a un área de interés y a un conjunto claro de resultados.
Plantilla de un plan para el cambio digital
Fase 1: mapear los procedimientos básicos (aprobaciones, onboarding, solicitudes) en RR.HH., Finanzas y Administración e identificar los retrasos y las tareas duplicadas.
Fase 2: introducir flujos de trabajo compartidos y los portales de solicitudes estandarizados para reducir las comunicaciones informales.
Fase 3: automatizar las actividades repetitivas (por ejemplo, actualizaciones de estado, notificaciones, aprobaciones de rutina).
Fase 4: utilizar tableros para detectar obstáculos y mostrar tendencias en la prestación de servicios entre los equipos.
Facilitadores: plataforma de automatización de los flujos de trabajo, documentación de los procesos, catálogo de solicitudes compartido, formación sobre los nuevos sistemas.
Licenciada en Derecho. Máster en Derecho Laboral y de la Seguridad Social. Más de 20 años trabajando como abogada en el ámbito privado y como asesora jurídica dentro del Tercer Sector. Actualmente es formadora y asesora legal en la FGPS.
