Como gestionar la solicitud de cancelación de datos personales en las asociaciones

La normativa de protección de datos permite que, como ciudadanos, podamos ejercer ante el responsable del tratamiento, (o en su caso, el encargado de tratamiento) nuestros derechos: acceso, rectificación, oposición, supresión (“derecho al olvido”), limitación del tratamiento, portabilidad y derecho a no ser objeto de decisiones individualizadas.

Pero, ¿qué ocurre si es a nuestra entidad o asociación a quienes nos solicitan la cancelación o el ejercicio de alguno de estos derechos individuales?

Y es que se trata de la otra cara de una misma moneda. Los derechos de los ciudadanos son obligaciones que, no solo las empresas, sino todos, entidades del tercer sector incluidas, como responsables del tratamiento, hemos de atender y gestionar adecuadamente.

Por lo que, si nos encontramos con una solicitud para el ejercicio de los derechos, hay que tener en cuenta que estos derechos se caracterizan por lo siguiente:

• Su ejercicio es gratuito
• Si las solicitudes son manifiestamente infundadas o excesivas (p. ej., carácter repetitivo), la asociación, como responsable, podrá:
  • Cobrar un canon proporcional a los costes administrativos soportados.
  • Negarse a actuar.
• Las solicitudes deben responderse en el plazo de un mes, aunque, si se tiene en cuenta la complejidad y número de solicitudes, se puede prorrogar el plazo otros dos meses más.
• Como responsables, la entidad está obligada a informar sobre los medios para ejercitar estos derechos.
• Estos medios deben ser accesibles y no se puede denegar este derecho por el solo motivo de que optes por otro medio, como pudiera ser que nos remitan la solicitud por envio postal en vez de por el mail especificado para ello.

Si la solicitud se presenta por medios electrónicos, la entidad habrá de remitir la información de vuelta por dicho medio cuando sea posible, salvo que la persona interesada solicite que las comunicaciones se realicen de otro modo.

Si no dieramos curso a la solicitud, en todo caso, en el plazo improrrogable de un mes, habremos de comunicar a la persona interesada, las razones de la no actuación y la posibilidad de reclamar ante una Autoridad de Control, es decir, ante la Agencia Española de Protección de Datos.

Se podrá recibir la solicitud para ejercer los derechos directamente o por medio de representante legal o voluntario.

Por ultimo, reiterar que cabe la posibilidad de que el encargado del tratamiento sea quien atienda la solicitud por cuenta del responsable del tratamiento, si ambos lo hemos establecido así en el contrato o acto jurídico que hayamos formalizado en dicho sentido.

Fuente: AEPD