«Todas» las obligaciones de una asociación no lucrativa

Relacionar todas las posibles obligaciones que pueden afectar a una asociación es muy complejo. Creo que en ningún lugar las podremos encontrar citadas. Por dos motivos:

• Cada actor (Registro, Hacienda, Seguridad Social, AEPD…) se limita a su “tema”, y es lógico que así sea.
• La variedad de tipos de asociación y de actividades que podrían realizar es tal, que el tema sería inabarcable.

Así que hay que reconocer que, al elegir el título de este artículo, sabíamos que seguramente nos íbamos a quedar cortos. Queremos ofrecer una visión bastante completa, ir más allá de lo que se pueda encontrar en cualquier otra fuente, pero no podemos prometer que realmente se incluye aquí todo. Aunque pondremos esfuerzo en ir completándolo, si encontramos información a añadir.

En lo que vamos a recopilar hay algunas cosas (pocas) que realmente son aplicables a todas las asociaciones. En la mayoría de los casos, son obligaciones que están condicionadas. Por alguna característica de la propia asociación (como haber obtenido la declaración de utilidad pública) o por su propia peculiar actividad (por ejemplo, realiza ventas online) puede estar obligada a algo que no es obligatorio para la generalidad de las entidades.

Así que, aunque una lectura en diagonal podría generar algo de agobio, seguramente no existe una asociación que esté sujeta a la totalidad de las obligaciones que aquí se citan.

Y si nos parece que tenemos varios temas que formalizar en nuestra entidad, tampoco hay que perder los nervios: no todas las obligaciones tendrán el mismo nivel de urgencia para la entidad. Identificado qué hay que arreglar, planeamos ir solucionando una por una las cuestiones, conforme a la importancia que percibimos en esto.

Gestionar una asociación es más complicado ahora de lo que lo era hace años, pero muchas de estas obligaciones pueden convertirse en rutinarias. O, si nos desbordan, se pueden subcontratar. El objetivo sería tener bajo control los riesgos de la asociación. Los riesgos por incumplimientos se pueden reducir o pueden desaparecer con una buena gestión. Es cierto que otros riesgos –inherentes a la actividad– no van a desaparecer, solamente los gestionamos.

Bien, es suficiente introducción. Listemos las obligaciones de una asociación:

POR SER ASOCIACIÓN

OBLIGACIONES DOCUMENTALES Y CONTABLES

La Ley Orgánica 1/2002, Reguladora del Derecho de Asociación, incluye un artículo, el 14, con este título, en el que se describen algunas obligaciones que tienen las asociaciones sólo por serlo, independientemente de sus características concretas o de la actividad que lleven a cabo.

Se resume en que las asociaciones deben contar con:

• Una relación de socios y socias. Nótese que no dice un “libro de socios”, porque no tiene por qué ser un libro. Podría ser un archivo informático, mientras responda a la descripción de “relación de socios”.
• Un libro de actas, que contendrá las actas de los órganos de la asociación (asamblea y junta directiva, como mínimo).
• Libros contables. Los “libros contables” son documentos en los que se plasma la contabilidad de la asociación. La LODA no indica que las asociaciones estén obligadas a llevar su contabilidad conforme al Plan General Contable, pero sí dice que de su contabilidad se debe poder extraer una información equivalente a la que nos ofrece dicho plan. En la práctica, aunque puede crear un sistema propio, no es sencillo cumplir el requisito, así que una contabilidad por partida doble y analítica viene a ser lo que cumple con la norma.
• En alguna ley de comunidad autónoma (como Cataluña y Canarias) se menciona también un libro de personas voluntarias, en caso de que la asociación las tenga. En otros ámbitos territoriales no se prescribe esto como obligación, pero es muy razonable tener un libro o relación de personas voluntarias, si la nuestra es una entidad de voluntariado.

OBLIGACIONES CON EL REGISTRO DE ASOCIACIONES

Toda asociación debe figurar en un Registro de asociaciones, a efectos de publicidad. Se trata del Registro que tenga atribuida esa competencia. En el caso de las asociaciones de ámbito estatal, el Registro Nacional de Asociaciones. En el caso de las asociaciones de una comunidad autónoma, el Registro de Asociaciones de esa Comunidad. Algunas asociaciones con “legislación específica” tienen un Registro diferente (por ejemplo, asociaciones de empresarios).

No hay que confundir este Registro a efectos de publicidad, de carácter obligatorio, con otros registros o censos en los que voluntariamente se puede inscribir la entidad para mantener relación con la administración que lleva dicho registro: registro de participación ciudadana, de servicios sociales, etc.

La información registral, la que posee sobre nuestra asociación el Registro de asociaciones en el que se encuentra inscrita, debe mantenerse al día. Cualquier cambio en esa información (la dirección, una modificación de estatutos, un cambio en la composición de la junta directiva…) debe ser notificado al Registro.

La importancia de esto se ha puesto más de manifiesto últimamente, dado que se exige cada vez más el uso del certificado digital de representante de persona jurídica para relacionarse con la administración y la obtención de este certificado digital resulta un proceso largo y más complicado si la información sobre la junta directiva de la asociación no está al día en el Registro.

POR TRATAR DATOS PERSONALES

Si somos asociación, estamos obligados a hacer algún tratamiento de datos personales. Como mínimo, lo necesario para disponer de una relación o libro de socios, que es algo obligatorio.

Las obligaciones de protección de datos incluyen, muy esquemáticamente:

• Hacer una valoración de riesgos, es decir, conocer qué datos tenemos, por dónde entran, dónde están y para qué se usan y estudiar cuáles son los riesgos de que se utilicen mal o nos los sustraigan.
• Tener un procedimiento organizado de “consentimiento informado” (la típica casilla que marcan quienes nos ceden sus datos, que viene acompañada de información sobre por qué y para qué recogemos sus datos).
• Proteger los datos. Es decir, tomar medidas apropiadas a nuestro caso para que los datos no puedan circular por ahí sin control.
• Asegurar los derechos de los titulares de los datos: que, si nos piden conocer, rectificar, cancelar… sus datos o trasladarlos a otro servicio (esto último tiene poca aplicación en nuestro campo), nosotros respondamos correctamente a esas solicitudes.

Si estas obligaciones nos superan, hay empresas que gestionan todo esto por nosotros …previo pago, claro.

POR TENER PERSONAS VOLUNTARIAS

Las entidades de voluntariado tienen una serie de obligaciones, reflejadas en la ley de voluntariado que se aplique. Cosas como dar a la persona voluntaria la formación necesaria para cumplir sus funciones. Dentro de esas obligaciones, son especialmente relevantes la firma de un compromiso de incorporación entre entidad y persona voluntaria y cubrir (lo normal será con una póliza de seguros) los riesgos de accidentes y responsabilidad civil que su voluntariado tiene para estas personas.

POR TENER CONTRATADOS

Evidentemente, se adquieren obligaciones ante la Seguridad Social, los servicios de empleo y la Inspección de Trabajo. Además, la entidad tiene que hacer un plan de prevención de riesgos laborales. (hay modelos en Internet).

POR TRABAJAR CON MENORES

Los trabajadores o voluntarios que, en función de sus tareas en la entidad, tengan contacto frecuente con menores deben aportar a la entidad un certificado negativo del Registro de Delitos de Naturaleza Sexual, antes de iniciar su actividad en la entidad.

POR RECIBIR O ENTREGAR DONATIVOS

Si alguien nos entrega un donativo de más de 100 euros o lo recibe de nuestra entidad, hay obligación de incluirlo en un registro con sus datos. ¿A quién se entrega? En principio, a nadie. Se conserva en la entidad durante 10 años, a disposición del Registro de Asociaciones o de las autoridades en materia de prevención del blanqueo de capitales y de prevención del terrorismo, por si nos lo pidieran un día.

POR RECIBIR SUBVENCIONES

Hay unas leyes de transparencia que tratan de que la administración sea transparente. De rebote, si recibimos subvenciones públicas nos podemos ver obligados a ser transparentes con la información de esas subvenciones recibidas. Esto se traduce en poner información sobre ellas en nuestra página web.

Esto no es para cualquier subvención o convenio, sino para los que pasan de un cierto límite. Por debajo de él, la entidad es libre de valorar si, de todas formas, quiere ser transparente con esta información.

A nivel estatal (es decir, para subvenciones de la administración central) los límites por encima de los que actúa esta obligación son: recibir subvenciones por más de 100.000 euros al año o que representen más del 40% de los ingresos totales de la entidad (pero, aun cumpliendo esto último, si esos ingresos de subvención están por debajo de los 5.000 euros, no hay obligación).

En la normativa de cada comunidad autónoma puede haber unos límites inferiores a esos, que se aplican a los recursos que la entidad recibe de esa comunidad autónoma.

POR TENER UNA PÁGINA WEB

¿Por tener una página web ya tenemos que hacer papeleos? No, tranquilos, no es eso. Si tenemos una página web a través de la que se hace comercio electrónico, entonces estamos obligados a que en la página figure una cierta información sobre nosotros (la dirección de la entidad) y una forma de contacto.

Si tenemos funcionando en la página un sistema que utiliza “cookies” (introduce en el navegador información de por qué páginas se ha pasado, para consultarla si vuelve) también tenemos la obligación de avisar y que el usuario acepte.

POR CONTACTAR CON LA ADMINISTRACIÓN

Bueno, en realidad no por cualquier contacto con la administración, pero si participamos en un procedimiento administrativo (por ejemplo, si solicitamos una subvención o un certificado) es necesario que los trámites sean telemáticos, y eso implica poseer una forma de acreditación de la entidad reconocida por la administración. Fundamentalmente, un certificado digital de representante de persona jurídica (también algunas administraciones usan sistemas propios de usuario y contraseña).

POR REALIZAR ACTIVIDADES ECONÓMICAS O INGRESAR MÁS DE 75.000 EUROS AL AÑO

Vamos con Hacienda, verdadero ogro de esta lista. Hay asociaciones que no realizan actividades económicas, y prácticamente no tienen ninguna obligación fiscal. A no ser que ingresen más de 75.000 euros anuales, en cuyo caso tienen que entregar la declaración del Impuesto de Sociedades.

En cuanto la asociación inicia una actividad económica (la venta de un producto o la prestación de un servicio a cambio de un precio), ya está también obligada a dicha presentación, por muy baja que sea la facturación (como no hay límite mínimo, sólo por facturar un céntimo se supone que ya estaríamos obligados, aunque dudo que se haya dado ningún caso).

Es curioso, pero recibir dinero no es necesariamente una “actividad económica”. Sí lo es si ese dinero es la contrapartida por entregar un producto o servicio. Por ejemplo, una asociación que tiene un proyecto tipo “apadrina a un niño” (hoy dirían “a un niño o niña”) recibe dinero de unos donantes, pero no les está vendiendo niños, ni siquiera trocitos de ellos, así que eso no es una actividad económica. Tampoco lo es, por ejemplo, entregar becas o ayudas de comida, si es gratis.

También puede ser que la asociación esté obligada a presentar la declaración del Impuesto de Sociedades si tiene unos ingresos de rendimientos de su patrimonio que sean superiores a 2.000 euros. Esto podría suceder si tienen rendimientos bancarios por encima de eso (difícil, hoy en día) o, por ejemplo, un inmueble alquilado a alguien.

La realización de actividades económicas implica también la sujeción al IVA. Si todas las actividades son exentas en ese impuesto, la obligación se limitará a notificar este extremo en el modelo 036. En caso de no ser así, la entidad tendrá que realizar liquidaciones trimestrales del IVA que pudiera recaudar.