Consejos para dinamizar con éxito tus reuniones virtuales y hacerlas más participativas

Para las organizaciones sociales las reuniones son necesarias para la planificación, la toma de decisiones, el traspaso de información… Tradicionalmente hemos llevado a cabo reuniones presenciales de forma principal. Pero, en el contexto actual, hemos ido aumentando la metodología de trabajo online y eso incluye la realización de reuniones virtuales.

Las reuniones online tienen ventajas e inconveniente. Algunas de las principales ventajas podrían ser:

• Mayor accesibilidad, ya que podemos participar desde cualquier ubicación eliminando barreras geográficas.
• Flexibilidad horaria. Al no requerir desplazamientos, las reuniones virtuales ofrecen mayor flexibilidad y podría facilitar la conciliación de la vida laboral y personal.
• Ahorro de tiempo y costos. Al evitar desplazamientos y espacios presenciales como un local, podríamos ahorrar gastos como viajes, alquiler de espacios, alojamientos…
• Colaboración en tiempo real. Las herramientas virtuales ofrecen funciones que facilitan la producción de trabajo en tiempo real como editar documentos de forma colaborativa, utilizar pizarras digitales…

Pero también podemos encontrar algunos posibles inconvenientes:

• Brechas digitales. No todo el mundo podría saber usar las herramientas online elegidas o tener acceso a las mismas.
• La falta de interacción física puede dificultar el establecimiento de relaciones personales de mayor calidad y afectar la dinámica del equipo, especialmente en situaciones que requieren un alto nivel de colaboración y confianza.
• En un entorno virtual, los participantes pueden sufrir distracciones como ruidos de fondo, interrupciones de otras tareas o la presencia de otras personas, lo que puede afectar la concentración y el enfoque en la reunión.
• Barreras de comunicación. La comunicación a través de pantallas puede presentar barreras en la interpretación de los mensajes y señales no verbales, lo que puede dar lugar a malentendidos y dificultades en la interpretación de los mensajes.
• Fatiga digital. Las reuniones virtuales pueden cansar (especialmente cuando se alargan o se realizan en exceso) debido a la falta de interacción física, la necesidad de mantener la atención frente a una pantalla y el aumento de la fatiga visual.

Es importante considerar tanto las ventajas como los inconvenientes, así que vamos a ver algunos consejos para llevar a cabo reuniones virtuales eficaces y más participativas.

Antes de nada, prepara tu entorno. Asegúrate de tener una conexión a internet estable y un lugar tranquilo para evitar interrupciones durante la reunión. Así mismo, es conveniente que sea un lugar bien iluminado y que resulte agradable para las personas participantes (un buen lugar podría ser un estudio o la mesa de un salón con luz natural frontal y, por el contrario, no serían buenos lugares una cocina o estar la calle).

Prepara la reunión con antelación. Como cualquier reunión, ya sea ésta virtual o presencial, para que sea efectiva debe contar con un orden del día, con los materiales de apoyo necesarios, con un turno de palabra y una moderación adecuada… Esto evitará perder tiempo con temas no contemplados, saltar de un tema a otro sin cerrar, facilitar el turno de palabra…

Es recomendable que mínimo siempre haya dos personas, quien dinamiza y quien está de soporte y ayuda. Al principio de la reunión debemos presentar a este equipo.

Explica brevemente el funcionamiento básico de la herramienta y las normas de participación. Al principio de la reunión, puede ser conveniente ofrecer algunas explicaciones iniciales sobre el uso de la herramienta en cuestión (opciones principales, configuraciones básicas, problemas comunes, como se puede participar a lo largo de un encuentro…), así como compartir breves tutoriales o manuales visuales de uso de la herramienta antes de convocar una reunión o un webinar. También puedes tener tipificados los principales problemas y sus posibles soluciones a modo de «preguntas frecuentes».

Si se va a grabar la reunión. Debes avisar de esto, sobre todo si va a ver una difusión pública del vídeo, donde las personas deben consentir la cesión de uso de sus imágenes. En la mayoría de herramientas de reuniones virtuales cada persona tiene la opción de aparecer o no. Si no va a ver una difusión pública es importante animar a que todo el grupo tenga la cámara activada para ayudar a una mayor participación y que el clima sea más humano y cercano. Si se va a grabar, es recomendable grabar la sesión en local (el disco duro del ordenador) en lugar de en la nube (el servidor online de la propia herramienta que estés usando). La capacidad de almacenamiento en la nube de las herramientas suele ser limitada y, además, podemos tener problemas técnicos que influyan en la grabación, como micro cortes o caídas de la conexión, imprevistos que no queramos que se queden grabados…

Al igual que en la presencialidad, la participación online también debe ser dinamizada. Piensa con antelación que preguntas plantearás en los debates, las dinámicas de grupo vas a llevar acabo, herramientas y soportes de apoyo complementarios que vas a usar… Ten en cuenta, además, que en un contexto online es más fácil perder la atención y cansarse, por lo que puedes mantener la atención buscando momentos de interacción como preguntas, debates, responder en el chat, aportar en un documento o panel online colaborativo, crear dinámicas de grupo… Algunos consejos para aumentar la participación:

• Establece expectativas claras. Comunica de antemano que se espera la participación de todos los asistentes.
• Involucra a los participantes activamente. Realiza preguntas directas a los asistentes y anímala a responder. Puedes dirigirte a ellos por su nombre para hacerlos sentir parte de la conversación.
• Asigna roles específicos. Otorga responsabilidades a los participantes, como liderar la discusión de un tema, presentar unas conclusiones o una idea, representar a un subgrupo, tomar notas y realizar una devolución en un momento dado…
• Utiliza herramientas visuales interactivas. Aprovecha las funciones de la plataforma de videoconferencia u otras herramientas complementarias, como las encuestas en tiempo real, chats, documentos compartidos, pizarras colaborativas… para estimular la participación. Pide a los participantes que compartan sus opiniones a través de estas herramientas, hagan una lluvia de aportaciones, que evalúen una idea…
• Valora y reconoce las contribuciones. Agradece y reconoce las ideas y aportes de los participantes. Esto motivará a otros a participar y se sentirán valorados por sus contribuciones.
• Asegúrate de dar suficiente tiempo para que los participantes expresen sus ideas y evita que alguien acapare la conversación.
• Combina grupos grandes y grupos pequeños. Esto puede permitir crear dinámicas de intercambios de conocimientos y experiencias como en una sesión presencial. Esta producción grupal puede ser presentada y comentada o complementada de nuevo en el gran grupo con todos los participantes. Es importante que las directrices y el trabajo este muy pautado, así como asignar a una persona de cada grupo el rol de moderador y de tomar notas para la puesta en común.

No excedas las 2 horas de reunión siempre que se pueda. Por lo general, el tiempo de atención activa es menor en un contexto online, y se producen muchas más distracciones e interrupciones. Si tienes que hacer sesiones más largas, deberás planificar dinámicas de grupo, debates, preguntas… y momentos de interacción para mantener la atención y hacer las sesiones más entretenidas.

Usa y recomienda usar auriculares con micrófono.  Minimizará los ruidos de fondo y nos escucharán mejor.

Busca una fuente de luz frontal. Esto ayudará a que se nos vea mejor, de forma más nítida y facilita el enfoque automático de nuestra webcam. Si no tiene una fuente de luz natural frontal, puedes usar simplemente una lámpara de mesa.

Cuida el plano. Si además te preocupa tu imagen, evita planos picados o contrapicados que son poco estéticos para una videollamada, donde vamos a mantener un plano fijo durante mucho tiempo. Igualmente evita planos detalle (donde se te vea muy cerca la cara) o planos generales (donde se vea casi todo el cuerpo y la habitación entera). Lo más recomendable sería mostrar un primer plano que muestre desde la cabeza (con un poco de aire) hasta debajo de los hombros (lo que se conoce como busto parlante). Este tipo de plano permite que se nos vea bien al hablar o nuestras expresiones y, al mismo tiempo, no resulta un plano agobiante al cabo de varios minutos con el mismo plano.

Si estos consejos te han resultado de utilidad, puede que también te guste este otro post sobre herramientas complementarias para dinamizar la participación en las reuniones virtuales de tu ONG o asociación.