Cómo implicar a toda la organización en la elaboración del Plan de Comunicación

Monopolizar un cargo o responsabilidad de forma unipersonal es un peligro para la sostenibilidad a largo plazo de cualquier asociación u ONG. Aislar en una única persona los conocimientos y habilidades para el desarrollo de funciones concretas en una ONG sin asegurar que esas funciones se puedan seguir desarrollando cuando esa persona falte, hace dependiente a la entidad de dicha persona.

Por este motivo, las tareas se deben compartir y es importante que las responsabilidades y funciones se sistematicen en documentos estratégicos, así como se compartan y se asegure un relevo a través de protocolizar dichas tareas y funciones. Y, en el ámbito de la comunicación, en la medida en que las personas que desarrollan las funciones comunicativas representan a una organización de cara al exterior, cobra especial importancia esta sistematización e implicación de la organización en el Plan de Comunicación. Además, nos ayudará a evitar sobrecargas y falta de empatía en el desarrollo de nuestro trabajo.

Sin embargo, en mi experiencia formando a organizaciones sociales, en aquellos casos en los que existe un plan de comunicación, a menudo éste no se sigue, no se conoce, no resulta eficaz o no esta actualizado.  Un motivo habitual de esta falta de eficacia de los planes de comunicación es no haber interiorizado su importancia. A menudo se ha realizado de forma externa y/o desconectada del resto de personas de la organización. Para que un plan de comunicación responda a las necesidades de las personas de las organizaciones y que éstas interioricen su importancia, son los propios miembros, a través de su participación e implicación, quien elabore dicho plan.

A partir de mi experiencia durante muchos años acompañando a entidades sociales formando en la creación de planes de comunicación, puedo compartir algunos momentos en los que cualquier persona miembro de una organización social, más aún en aquellas de pequeño y mediano tamaño, pueden participar:

En la fase estratégica de creación del Plan de Comunicación hay momentos en los que es importante que toda la entidad esté presente:

• Análisis del punto de partida. En un análisis DAFO, lluvia de ideas sobre los temas a abordar, análisis de la realidad comunicativa actual, participando en encuestas o grupos de debate…
• Establecimiento de objetivos. Los objetivos deben ser coherentes con los fines de la entidad y realistas con los recursos que se tienen. Desde este punto de vista, las personas conocedoras de la entidad pueden ayudar a definir objetivos realistas.
• Identificación de los públicos destinatarios. Muchas personas de la entidad tendrán contacto con nuestros potenciales públicos, por lo que conocerán su perfil, intereses, vocabulario…
• Etc.

Durante la implementación del Plan, algunos momentos en los que otras personas de la entidad pueden estar presentes podrían ser:

• En la creación de contenidos. Muchos miembros de la entidad tendrán conocimientos de interés para nuestra comunicación, por lo que podrán redactar artículos, les podremos entrevistar, nos pueden mandar noticias, enviar fotos durante una actividad, grabar vídeos… también hay otras funciones como moderar comentarios o responder solicitudes de información que se pueden compartir. Las herramientas actuales permiten además crear varios tipos de usuarios con permisos o privilegios diferentes (un administrador encargado de la configuración del espacio, varios autores o colaboradores generando contenido…). También, cualquier miembro de una organización puede contribuir a una mayor difusión de contenidos reenviando y compartiendo mensajes y publicaciones.
• Si hay una crisis de reputación. Compartir un problema es una buena forma de buscar soluciones alternativas y creativas.
• Reenviando y compartiendo contenidos de las redes sociales a las que pertenezcamos como entidad o de forma personal.
• En la evaluación del Plan. Toda la entidad debe conocer el resultado del esfuerzo, los recursos invertidos… y ofrecer un espacio para proponer mejoras e ideas para el siguiente plan.
• Etc.