Recomendaciones para la obtención (sin traumas) del certificado digital de representante

Ya he escrito otros posts sobre el procedimiento de obtención de un certificado digital de representante de persona jurídica para una asociación. He tratado de explicar cómo un proceso que supuestamente tiene tres fases (solicito, comparezco y descargo) en la práctica puede suponer encadenar hasta 8.

Estoy estos días teniendo una «experiencia del mundo real», acompañando a 27 asociaciones de un municipio cercano a Madrid en la obtención de ese certificado digital. Está siendo lento, pero interesante. Me ayuda a tomar conciencia de las dificultades concretas que entrañan algunos de esos pasos –a veces damos demasiadas cosas por sabidas– y de los escollos que deben superar quienes no están habituados a estos temas (¿podemos decir «la gente normal»?)

Nos encaminamos a un mundo en que realizaremos con naturalidad tareas digitales que quizá ahora nos son nuevas. Posiblemente, acabará reduciéndose esta impresión que produce ahora de ser algo «a medio cocinar». Quizá un día no tengamos que desesperarnos mientras nuestro navegador intenta inútilmente conectar con Autofirma, o el navegador acertará a desplegarnos –cuando debe– un listado de los certificados digitales instalados en nuestro ordenador, en lugar de agarrarse directamente a ese que precisamente no es el queremos utilizar.

Tal vez, incluso, conozcamos un mundo en el que las administraciones se pongan de acuerdo en el uso de la palabra «representante», para que sepamos de qué nos habla un determinado formulario web.

Pero, hoy por hoy, creo que estas recomendaciones básicas que voy a hacer van a ser útiles a muchos. Vamos allá:

1. Mantener al día los cargos de la junta directiva

Básico, ¿verdad? Esto tiene dos vertientes:

• Los cargos tienen una vigencia y, a su vencimiento, la asamblea debe elegir a otras personas (o reelegir a las mismas, en la medida en que los estatutos lo permitan y la asamblea quiera).
• La elección o reelección de cargos hay que inscribirla en el Registro de Asociaciones. Un error muy común es pensar que si siguen las mismas personas porque han sido reelegidas no hay que «cambiar» nada en el Registro, pero si no lo hacemos estas personas figurarían con el cargo ya vencido. Tal vez en épocas anteriores no se percibía siempre con claridad la obligatoriedad de mantener la inscripción al día, pero si hablamos de certificado digital (válido sólo por 2 años, por cierto), mantener actualizada la inscripción es una necesidad.

Si el cargo de presidente figura en el Registro como vencido, no nos sirve de nada. Da lo mismo que pudiera seguir siendo la misma persona, el Registro no tiene constancia hasta que no se le notifica y, por tanto, no va a estar en condiciones de emitir un certificado sobre quién es el representante legal de la asociación.

2. Leer los estatutos de la asociación

Una cantidad importante de problemas en la inscripción de los cargos se evitaría por una lectura inteligente de los estatutos de la asociación. No una lectura técnica o especializada. Los problemas habituales no se refieren a cuestiones de alto contenido jurídico, sólo se necesita una cantidad razonable de sentido común.

Se trata de tener claro el número de personas que tienen que componer la junta directiva, el plazo en que sus cargos se mantendrán en vigor, el procedimiento de elección (¿son reelegibles, con o sin límite de mandatos?)

Revisar estos aspectos antes de proceder a convocar la Asamblea General nos permitirá evitar errores que complican la inscripción. El Registro rechaza muchas solicitudes por defectos formales que habría sido sencillo evitar.

3. Puede haber alternativas para poder identificarnos en un trámite telemático

Para que la asociación se relacione con la administración, es necesario identificarse mediante un certificado digital, que en ciertos casos puede ser el certificado personal de alguien, en lugar del certificado digital de representante.

Obtener un certificado digital para una persona física es claramente más sencillo, y podemos encontrar apoyo en ciertos recursos públicos, sobre todo oficinas de apoyo de Ayuntamientos. Para obtener el certificado digital de representante, en cambio, podemos encontrarnos un muro por la obligatoriedad de que algún paso sea realizado necesariamente por procedimiento telemático.

A veces una asociación entrega físicamente en el registro de entrada una solicitud para la realización de un trámite que debería ser telemático. En principio, parece haber funcionado, pero si posteriormente analizan el contenido y determinan que ese trámite debe ser telemático, la entrega física de la documentación no es válida y, por tanto, la asociación será informada de que tiene que empezar de nuevo, pero ahora a través de Internet.

Para que la administración pueda saber quién está realizando el trámite –quiénes somos, realmente– debemos identificarnos mediante un certificado digital. A algunos les produce pasmo que para obtener un certificado digital haya que usar… un certificado digital.

Eso es una simplificación, porque a veces se puede emplear un procedimiento de identificación alternativo.

Por ejemplo, en el momento en que escribo esto, para hacer trámites con la Comunidad de Madrid se puede emplear:

• un certificado digital (el de la FNMT o el de muchas otras entidades de certificación admitidas).
• El certificado digital contenido en nuestro DNIe, si disponemos de un lector de tarjetas compatible con él. Es fácil que este certificado esté caducado, pero se puede reactivar en una oficina de renovación del DNI.
• Una clave proporcionada por el Sistema Cl@ve (clave PIN, que tiene duración temporal, o Clave Permanente).

Algunas administraciones –no el Registro de Asociaciones, más bien ayuntamientos– tienen algún sistema para darse de alta y poder interactuar mediante nombre de usuario y contraseña, de manera similar a como utilizamos la web del banco. No he profundizado en esto, pero me imagino que es para usos limitados y, desde luego, no para el tema que nos ocupa.

Volviendo a la Comunidad de Madrid (y supongo que cualquier otra comunidad autónoma), se nos exigirá también el alta en el Sistema de notificaciones electrónicas, de forma que la administración nos las pueda enviar a nuestro correo electrónico o a nuestro móvil, eliminando los certificados de correos (en papel) a los que estábamos antes acostumbrados.

Aunque existen, por tanto, alternativas, en lo que sigue yo me voy a centrar en el uso del certificado digital. Pero va a ser en un próximo post. Todavía me quedan varias recomendaciones más.

4. La tramitación de la inscripción registral se puede realizar a través de terceros

Si el presidente y los miembros de la junta directiva no disponen de un certificado digital o una forma alternativa para identificarse en un trámite telemático, deben comprobar la posibilidad de llevar a cabo el trámite a través de un tercero al que autoricen para ello. Puede ser otro asociado (o persona de confianza) que sí disponga de certificado digital o podría también hacerse autorizando a una asesoría o gestoría.

No es que sea especialmente difícil conseguir un certificado digital «personal» (de persona física), pero por motivos de rapidez o por cualquier otro motivo habrá quien opte por encargárselo a un tercero. Si estamos solicitando, por ejemplo, la inscripción de cargos, habrá que añadir a la documentación que se entrega una «autorización a terceros» en la que el presidente o presidenta de la asociación autoriza a otra persona a realizar los trámites necesarios para el fin que se persigue (la inscripción de los cargos, por ejemplo). No es que esté muy seguro, pero cuando esto se hacía presencialmente lo habitual era acompañarlo de fotocopia del DNI del presidente/a, como demostración de que esa delegación realmente se ha producido. Trasladado a un trámite electrónico, sería un archivo con el escaneo del DNI, por ambas caras.

5. Ojo a los plazos disfuncionales

Sí, he escrito «disfuncionales». Creo que esto va a ser terapéutico para mí. Suena más técnico y más neutro, pero es suficientemente fuerte. En realidad, internamente, me recorren la mente términos como «inaceptable», «injustificable», «vergonzoso», «bochornoso», «indecente»… Dejémoslos que campen por el subconsciente y mantengamos «disfuncional» en el texto.

Se pretende que todas las organizaciones se suban al tren de la modernidad digital de forma obligatoria, pero un paso imprescindible para obtener un certificado digital es certificar la identidad del representante legal. Y este paso descansa en otro previo, que es inscribir en el Registro de Asociaciones esta identidad. En algún momento hay que inscribir en el Registro el nombramiento del presidente o presidenta de la asociación, y este paso, que parece haber cambiado poco desde el siglo XIX o quizá antes, bloquea en ocasiones el proceso durante semanas.

Es como pasarse semanas haciendo auto-stop en las «autopistas de la comunicación» (qué forma más antigua de referirse a Internet, por cierto) sin que nadie se pare a recogernos.

Hablo de lo que más conozco –el Registro de Asociaciones de la Comunidad de Madrid–, pero apuesto a que hay otros Registros de Asociaciones a los que se aplicará exactamente igual. En un caso «óptimo», en el que no se cometa ningún error en la solicitud, podemos tardar más de un mes en conseguir que se inscriba el cambio de junta directiva.

Las asociaciones que, por ejemplo, por no dominar el procedimiento cual funcionario del Registro, no realizan correctamente la solicitud verán aumentado este plazo para llevar a cabo una o varias subsanaciones. Cuando ya tengamos inscritos los cargos, entonces podremos obtener una certificación del Registro que resulta absolutamente imprescindible para poder obtener el certificado digital. Para unas prisas…

¿De quién es la culpa? No estoy culpando a los funcionarios y trabajadores del Registro. Desconozco el contexto en el que trabajan. De lo que estoy seguro es de que

• si no existen los recursos suficientes para realizar esto con la agilidad deseable
• o si no se han adaptado los procedimientos
• o si lo que sucede es que no se ha tomado conciencia del impacto que el plazo de inscripción de junta directiva tiene en la renovación del certificado digital (y, con ella, en cualquier procedimiento administrativo)

alguien es responsable de esto. Seguramente, muy por encima de la persona que atiende nuestro trámite. Alguien en quien hemos dejado esa responsabilidad y que no se está ganando el sueldo (uy, se me ha escapado…) Muchas personas que han pasado por el proceso de obtención de un certificado digital de representante lo describen como monstruoso, como una tortura.

Dicho de otro modo: junto con obligar a todas las personas jurídicas a realizar sus trámites con la administración exclusivamente por procedimientos telemáticos, debería haberse hecho la asignación de recursos y las modificaciones de procedimientos que permitieran que esto funcionara sin abusar de la paciencia de los ciudadanos que lo padecen. No sé lo que sucede en otros países. A juzgar por lo que vemos aquí, esto asienta aún más el cliché de improvisación y poca capacidad de organización que nos asignamos a nosotros mismos. Es cuando todos deseamos ser «alemanes» o algo así.

Por no hablar de los recursos necesarios de información, formación y asesoramiento a quienes padecen esto, al menos cuando se trata de organizaciones no orientadas a la obtención de recursos y que normalmente carecen de ellos.

Artículo 31. Medidas de fomento.

[…]

2. La Administración General del Estado, en el ámbito de su competencia, fomentará el establecimiento de mecanismos de asistencia, servicios de información y campañas de divulgación y reconocimiento de las actividades de las asociaciones que persigan objetivos de interés general.

[…]Ley Orgánica 1/2002, de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociación

Si a la Administración General del Estado (y a las de las comunidades autónomas) se les acaba la creatividad para idear «mecanismos de asistencia» y «servicios de información», nos pueden preguntar a las propias asociaciones sobre qué asistencia y qué servicios de información necesitamos. Si, de paso, invierten en las webs en que se precisa el uso de certificado digital para que den menos problemas de funcionamiento, ya rozaríamos la perfección. Eso sería implantar organizadamente, correctamente, una innovación de estas dimensiones. Lo que hemos hecho aquí más vale no calificarlo.

Este apartado se está extendiendo demasiado, aunque ya me siento mejor gracias a esta terapia. Terminemos: ¿Moraleja? Hay que mantener al día, diligentemente, nuestros datos en el Registro de Asociaciones. Se haría extensivo a otros datos, como la dirección de la entidad o los propios estatutos, pero para lo que nos ocupa aquí me refiero especialmente a la identidad de los miembros de la junta directiva.

El momento de hacerlo es cuando aceptan el cargo, no cuando necesitamos obtener urgentemente el certificado digital de representante y estamos presionados por los plazos.

Esto nos lleva a la siguiente recomendación.

6. Armonizar las fechas de vencimiento

Parece que «armonizar» sería hacer coincidir la fecha de renovación del certificado digital de representante (que caduca a los dos años) con la de renovación del cargo de presidente. Pero no, quiero decir exactamente lo contrario.

(NOTA: también se puede tener un apoderado, en lugar de referirnos al presidente, pero estoy dejando ese tema al margen).

Pues no, mejor que no coincidan ambas fechas. Por el tema de plazos antes mencionado puede suceder que renovar el certificado digital a la vez que inscribimos los cargos sea mala idea.

Si ahora mismo tenéis un certificado digital de representante que vence, digamos, dentro de un mes y que está a nombre del presidente o presidenta de la asociación, cuya vigencia del cargo va también a terminarse un plazo similar, solicita ahora mismo un nuevo certificado digital de representante a su nombre.

Eso revocará automáticamente el anterior certificado digital y dispondremos de uno nuevo que durará dos años. Período dentro del cual la asamblea nombrará –más o menos en plazo– un presidente/a, en el que después lo inscribiremos en el Registro en más o menos tiempo y –entonces sí– estaremos en situación apropiada para solicitar nuevamente un certificado digital de representante (si la persona elegida no es la misma que venía ejerciendo el cargo).

Es decir, «armonizar» es que no coincidan a la vez la inscripción de los cargos y la renovación del certificado digital. Es preferible que el certificado digital esté renovado antes de que venzan los cargos de la junta directiva, o por lo menos que exista margen amplio de tiempo antes de quedarnos sin certificado digital. Sabiendo que, en un mal caso, inscribir los cargos y obtener un nuevo certificado digital puede llevar meses. Sí, meses. Una carrera de caracoles en las autopistas de la información.

7. Aprender a manejarse (básicamente) con archivos digitales

Me refiero a documentos en formato pdf y archivos digitales de imagen. Salvo que nos lo haga alguien, necesitaremos escanear o fotografiar documentos, tal vez hacer algún retoque (por ejemplo, recortar una imagen para eliminar bordes que no hacen falta), cambiar el formato, reducirlo al tamaño necesario…

Cuando nos manejamos mínimamente con estos temas olvidamos la dificultad que les supone a quienes no han desarrollado esas habilidades. Esto lo he notado cuando he pedido a alguna entidad «de barrio» que me escanearan un documento. De entrada, al carecer de escáner, se acudía al procedimiento alternativo de fotografiarlo.

Tiene cierta lógica que quien no está habituado no se dé cuenta de que tiene que iluminar bien el documento y encuadrarlo bien en la cámara. Puede suceder que este documento haya que voltearlo porque aparezca tumbado. Puede ser que no se sepa cómo sacarlo del móvil para enviarlo por correo electrónico o introducirlo en un formulario web… Yo lo puedo extraer de un whatsapp con facilidad, pero la administración pública no va a dar por válido el envío por whatsapp de la documentación, porque no cumple los requisitos mínimos que pudieran dar seguridad jurídica a esto.

Esta modernidad de procedimientos administrativos presupone unas capacidades y habilidades de las que no dispone toda la población. Entiendo que las administraciones habrán oído hablar de la brecha digital. ¿Alguien ha reflexionado sobre el efecto de la imposición de los procedimientos administrativos digitales en el ejercicio del derecho fundamental de asociación? No se trata de oponerse, nada avanzaría si la actitud fuera esta, pero sí de entender qué recursos habrá que poner a disposición de las personas para la implantación de novedades como esta. Si no se hace, solamente podrían ejercer el derecho fundamental quienes tuvieran las habilidades informáticas necesarias o pudieran pagar servicios de apoyo.

Mientras la administración no ayude, me temo que cada uno tendrá que poner por sí mismo el esfuerzo necesario, tendrá que aprender a sobrevivir …»telemáticamente».