Consejos para la creación y edición de documentos colaborativos

Ya he compartido contigo en alguna ocasión herramientas para la creación de documentos colaborativos o compartir archivos (Herramientas para diseñar y compartir documentos, proyectos y memorias o Herramientas de teletrabajo para las asociaciones). En esta ocasión, quiero complementar el conocimiento de este tipo de herramientas con algunos consejos y tips que creo deben guiar el uso de este tipo de plataformas colaborativas.

Antes de empezar… El trabajo colaborativo en línea se lleva a cabo en el plano virtual, por lo que es importante que antes de ponernos a crear o editar un documento hagamos lo siguiente:

• Definir el objetivo y el producto final del trabajo.
• Establecer una metodología compartida de trabajo.
• Seleccionar las herramientas de trabajo colaborativo a emplear, así como las normas a seguir.
• Elaborar un cronograma o plan de actividades.

Para todo esto puede ser útil designar un coordinador/a o coordinares/as rotativos que tenga claro y recuerde los plazos, objetivos, funciones de cada persona…

Una breve formación nunca sobra. En los equipos de trabajo es normal que haya diferencias de conocimientos y uso de la tecnología. Esto puede suponer un problema para que todas las personas que están elaborando un documento puedan trabajan desde un mismo nivel de participación. Para ello conviene que antes de usar una herramienta todas las personas de un equipo conozcamos sus posibilidades y funcionamiento. Una breve sesión informativa o un tutorial de uso nos puede ayudar en esto.

Crear carpetas para organizar los documentos. Seguro que en nuestro ordenador organizamos los archivos en carpetas para tener nuestros documentos organizados y fáciles de encontrar. En la nube debemos aplicar la misma lógica, aunque es importante establecer la estructura y los niveles de carpeta entre tod@s para que cualquier persona sepa dónde encontrar, crear y subir documentos de forma correcta y organizada.

Usa diferentes colores para las carpetas y documentos (si la herramienta lo permite). Una vez creada nuestra estructura de carpetas, podremos asignarles diferentes colores para facilitar su localización y diferenciar unas de otras. Podemos usar un código de colores para diversos tipos de archivos: fotos, borradores, proyectos, manuales… Por otro lado, en la edición de un documento en concreto también podemos usar un código de colores para cada persona que trabaja en el mismo documento.

Elimina archivos duplicados e innecesarios. En los servicios de almacenamiento online tendremos una capacidad limitada para guardar documentos. Por eso tendremos que revisar a menudo qué archivos ya no son necesarios. Además, quitando estos documentos también será más fácil encontrar los archivos actuales y de utilidad. Aunque antes de eliminar cualquier archivo debes estar segur@ de que ya no te volverá a hacer falta. Puedes descargar una copia a tu ordenador antes de borrarlo para evitar posibles problemas.

Establece límites y plazos. A menudo tendremos que establecer unos plazos para editar un documento. Para que ninguna aportación se quede fuera y nos podamos planificar es importante que todas las personas conozcan la fecha límite para realizar aportaciones. Para ello podremos enviar o programar recordatorios.

Usa herramientas complementarias. Muchas plataformas para compartir y elaborar documentos cuentan con herramientas complementarias como chats, historial de cambios, conversos de formatos de texto… Conocer este tipo de opciones nos permitirá ampliar las posibilidades de trabajo.

Haz anotaciones y observaciones al margen. Algunas herramientas permiten hacer observaciones al margen de un documento. Esto permitirá realizar sugerencias para otra persona, aclaraciones, notas a modo de ideas a desarrollar… sin necesidad de afectar al documento en el que estemos trabajando.

Asigna funciones y tareas a personas concretas. Un documento colaborativo se está elaborando por personas con diferentes lenguajes y conocimientos. Sin lugar a dudas eso nos permitirá una mayor creatividad y calidad en las aportaciones. Pero también es fácil que el documento carezca de una uniformidad de estilo. Por ello es recomendable asignar a personas que realicen una revisión del documento final atendiendo a la coherencia en la redacción, corrección ortográfica, aplicar un formato definitivo…

Establece canales de comunicación complementarios. Es importante que durante la elaboración de un documento tengamos una comunicación fluida. Herramientas como Telegram o Hangout pueden ayudarnos, pero al mismo tiempo generan mucho ruido (abundancia de información poco útil) y otros problemas de comunicación. Para evitar esto podemos usar otras herramientas de comunicación para tomar determinadas decisiones, establecer reuniones virtuales, enviar documentos complementarios…

Conoce las normas de netiqueta. En cualquier proceso de coordinación, comunicación y/o trabajo en equipo online es bueno conocer este tipo de normas y buenas prácticas, que básicamente consisten en:

• En el mundo online también podemos tener buenos modales: saluda, despídete, agradece, y pide el favor.
• La entonación es una parte importante de la expresión oral, pero al escribir los códigos son diferentes. Para intentar suplir las carencias comunicativas online puedes usar diferentes recursos para dar entonación: comillas, signos de puntuación, exclamación, interrogación, dibujos, emoticonos…
• Revisa la ortografía y evita abreviaturas de las palabras. Usa las mayúsculas cuando sea necesario. Escribir toda una frase en mayúsculas significa gritar para mucha gente acostumbrada a la escritura online.
• Respeta la privacidad de los demás. Evita publicar y compartir información personal sin consentimiento.
• Cada plataforma de comunicación tiene unas reglas de netiqueta. Por ello es importante que las conozcas y sepas cómo comportarte en cada una.

Planifica tu trabajo personal. El tiempo que le dediques a crear, revisar, modificar… un documento colaborativo no es algo que debas hacer mientras realizas otras actividades, en mitad de una comida, cuando tengas tiempo libre… Los tiempos a los que nos han acostumbrado los paradigmas de la comunicación actual gracias a herramientas como Whatsapp consisten en responder de forma rápida y desde cualquier sitio. Sin embargo, tus contribuciones van a influir en el trabajo de otras personas, así que es bueno que te planifiques un tiempo específico para poder estar concentrad@ y que tus aportaciones sean de calidad.