Consejos para realizar videollamadas grupales en las asociaciones

Ya compartí anteriormente algunas herramientas de teletrabajo y consejos para teletrabajar en casa a partir del confinamiento derivado de la crisis del COVID-19. Una parte importante del teletrabajo es mantener la coordinación y la comunicación con el resto de nuestro equipo de trabajo. Además del correo electrónicos o los grupos de mensajería instantánea, parece que están cobrando mucha importancia las videollamadas a través de herramientas como Hangout o Meet, Zoom, Skype, Jitsi… En este post quiero compartir contigo algunos consejos y tips que mejorarán tu experiencia en estos canales y herramientas.

Usa auriculares o cascos. Si usas el micrófono ambiente incorporado en el ordenador o el móvil, es posible que el sonido que sale por los altavoces entre por el micrófono y se genere un eco o un ruido incómodo. Además, estos micrófonos son omnidireccionales y cogen el sonido en todas las direcciones, por lo que si hay ruido de fondo se oirá al mismo nivel que tu voz. Por eso, si los cascos además tienen micrófono, se te oirá mucho mejor.

Busca una fuente de luz frontal. A menudo he visto en mis videollamadas como algunas personas tienen detrás una ventana por la que entra luz. Si la fuente de luz está detrás de nosotr@s, es posible que se genere contraluz y nuestra figura se vea oscura al mismo tiempo que el fonda está sobreexpuesto. Por contra, una fuente de luz frontal nos ayudará a que se nos vea mejor, de forma más nítida y facilita el enfoque automático de nuestra webcam. Te recomiendo también que evites las fuentes de luz desde el techo, por encima de tu cabeza, ya que generan sombras «poco estéticas» en la cara. Para buscar una luz frontal puedes usar simplemente una lámpara de mesa.

Prepara la reunión con antelación. Como cualquier reunión, ya sea ésta virtual o presencial, para que sea efectiva debe contar con un orden del día, con los materiales de apoyo necesarios, con un turno de palabra y una moderación adecuada…

Ten en cuenta el ancho de banda y los datos que consumen las diferentes herramientas. Puede que no todo el mundo tenga una buena conexión a Internet en su domicilio, o tengan que tirar directamente de los datos de su móvil. Esto cobra especial importancia en videollamadas grupales con muchas personas, donde será necesario un mayor ancho de banda. No creo que haya una herramienta mejor que otra, sino más bien elegir aquella herramienta en función de nuestras necesidades. En este sentido, no todas las herramientas consumen los mismos datos móviles (esto varía fundamentalmente por la calidad de la imagen y del sonido). Según Xataka, las herramientas que menos datos móviles consumen son (por orden de menor a mayor GB/hora -aunque en su análisis faltan herramientas importantes como Zoom o Jitsi-): Facetime (0,19 GB), Facebook Messenger (0,41 GB), Whatsapp (0,44), Skype (0,45), Google Duo (1,63 GB) y Hangout (3,10).

Explora las diferentes opciones incluidas en la aplicación. Algunas herramientas incluyen opciones útiles como compartir la pantalla de un ordenador, pedir turno de palabra o levantar la mano, subtitular las intervenciones, usar un chat de texto complementario para escribir o mandar archivos, desenfocar el fondo, usar emojis para mostrar reacciones, mutear temporalmente la cámara o el micrófono…

Haz pruebas antes de la reunión. Esto evitará problemas o imprevistos que quiten tiempo de reunión o hagan de ésta una mala experiencia. Puedes probar antes con algunas personas (sobre todo si no están acostumbradas a usar estas herramientas) el funcionamiento de la plataforma, sus opciones, chequear el audio y el vídeo…

Valora grabar la reunión. Puede ser útil grabar la reunión para posteriormente transcribir un acta o tomar notas, recordar algún acuerdo o tarea pendiente, consultar los temas tratados…

Cuida el plano. Si además te preocupa tu imagen, evita planos picados o contrapicados que son poco estéticos para una videollamada, así como planos detalle (donde se te vea muy cerca la cara) o planos generales (donde se vea casi todo el cuerpo y la habitación entera). Lo más recomendable sería mostrar un primer plano que muestre desde la cabeza (con un poco de aire) hasta debajo de los hombros.

Usa y ten en cuenta la opción de mutear el micrófono. Como recomienda mi amigo Javier del Cobo en los comentarios del post, casi todas las herramientas de videollamada tienen una opción de silenciar el micrófono. Esto puede ser útil en entornos donde haya ruido de fondo, o si participan muchas personas, activandolo sólo cuando vayamos a participar.

Prueba a cambiar las propiedades y los ajustes de la cámara web. Algunas aplicaciones como Skype tienen opciones para cambiar la configuración de la webcam y ajustar el brillo, contraste, enfoque, la saturación de colores… También existen aplicaciones especificas para esto como Yawcam o Webcam Monitor.