Claves para transformarnos en organizaciones participativas y horizontales

Recientemente impartimos los cursos en el programa de Fomento del asociacionismo del Ayuntamiento de Madrid. Dentro del programa hay cursos en diversos ámbitos de la gestión de asociaciones: contabilidad y fiscalidad, proyectos, comunicación, participación… En mi caso, dentro de los cursos que imparto sobre comunicación y participación,  recientemente impartí el curso de Procesos de transferencia y horizontalidad. En el curso tuvimos la oportunidad de hablar de participación y crear algunos productos colectivos en base a la participación en nuestras organizaciones.

No existen recetas o soluciones mágicas universalmente válidas para todas las entidades, así que tendremos que analizar nuestra realidad y cada situación concreta. Pero en el curso ofrecimos algunas pistas que desde mi experiencia creo que pueden ayudarnos a crear organizaciones más horizontales y participativas. Y quiero aprovechar para compartirlas aquí.

Favorecer la participación en los procesos de planificación

• Establecer los objetivos entre tod@s. Antes de cada actividad, en la planificación… para asegurar que nuestras acciones se basan en los intereses de cada miembro. Esto facilita la identificación y compromiso con la acción y la entidad. De la misma manera se intentará evaluar posteriormente esa acción y el cumplimiento de los objetivos entre tod@s.
• Teniendo reuniones de coordinación de forma periódica, y que éstas estén bien estructuradas. En ellas expondremos nuestras ideas, debatiremos, planificaremos… De esta manera tod@s estaremos implicados y sabremos lo que se está haciendo, y podremos opinar y actuar sino estamos de acuerdo.
• Compartir el análisis de la realidad, dedicar momentos y espacios a reflexionar sobre la realidad, a conocer y escuchar a las personas destinatarias (por ejemplo, en la acogida y formación de nuevos miembros).
• Dedicar -regularmente- reuniones o momentos en asambleas, jornadas, encuentros, etc., para revisar colectivamente la misión, objetivos y actividades fundamentales de nuestras organizaciones, para concretarlos en las circunstancias de cada momento. Con el fin de que esa misión sea algo vivo, en continua apropiación, y no algo estático y ajeno.
• Contar con espacios de reflexión periódicos, regulares. Éstos no surgirán en el día a día porque lo urgente acostumbra a quitar tiempo a lo importante, así que tendremos que planificarlos.
• Crear «comisiones de bienvenida y acompañamiento» para las personas que se acercan o se interesan por la asociación. Facilitar además la integración en la organización de estas personas encargando su acompañamiento (tutorización), durante un tiempo, a algún miembro con más tiempo en la entidad.

Promover la participación en el día a día y la convivencia

• Utilizar dinámicas de conocimiento, cohesión y distensión en las reuniones, formaciones, asambleas…
• Reconocer y visibilizar los logros en las reuniones y evaluaciones, que todas las personas seamos conscientes de los resultados positivos.
• Establecer momentos “informales”. Que haya buen clima y lo pasemos bien. Quedar para cenar, salidas, aprovechar descansos… Realizar conjuntamente actividades de ocio, lúdicas, recreativas, etc., fuera de la misión asociativa.
• Utilizar metodologías de trabajo grupales y dinámicas participativas en las reuniones y espacios de trabajo.
• Valorar y recordar las habilidades personales que cada persona aporta a lo colectivo.
• Favorecer el contacto entre miembros «nuev@s» y «antigu@s» para que compartan experiencias.
• Analizar las relaciones internas y crear un entorno sano de trabajo.

Fomentar la participación en el reparto y desempeño de tareas

• Realizar un reparto de tareas que implique a tod@s los miembros. Esto implica a los miembros en la misión de la asociación. También es una estrategia de relevo y delegar funciones si en estas comisiones mezclamos gente nueva con miembros con más experiencia. Si además establecemos una rotación de cargos cada cierto tiempo evitamos monopolizarlos y aprendemos tod@s de todo y mejoramos la relación. Atender a la asunción de tareas de una forma escalonada.
• Documentar las funciones de los cargos o responsabilidades. Si esto está reflejado en un documento se facilita el posterior traspaso de conocimientos y revisión del funcionamiento.
• Establecer un sistema de relevos en las tareas. Si las tareas son monopolizadas por una persona, sobre todo de forma continuada en el tiempo, corremos el riesgo de hacer dependiente a la entidad de esa persona. Por tanto, es recomendable que las tareas se realicen entre varias personas, formando cargos y comisiones, en lugar de tareas unipersonales.
• Encomendar a cada persona de la organización -al menos- una tarea que todas las demás conocen. La diferencia de responsabilidades en una entidad es motivo de “queme” y desmotivación.
• «Rotar» en las tareas, para evitar que las funciones «cristalicen» y favorecer que todas las personas vayan asumiendo tareas diferentes.
• Establecer momentos de formación para mejorar el desempeño de las tareas. Esta formación se puede dar de manera transversal a través de la experiencia o en momentos concretos destinados a ellos (por ejemplo con la creación de un cargo de formación que se encargue de detectar necesidades y/o demandas y realizar sesiones formativas o buscar cursos específicos). Si buscas formación en materia de gestión de asociaciones nosotros te podemos ayudar con nuestros cursos.

Participar en/desde la comunicación

• Realizar un Plan de comunicación de forma colectiva y participada. La comunicación en una organización social no debiera ser sólo responsabilidad de una persona con conocimientos de informática, periodismo, comunicación… Todas las personas pueden participar en la elaboración de objetivos, definir públicos destinatarios, crear y compartir contenidos…
• Aprovechar las TIC, desde un uso crítico y responsable. A veces nos lanzamos a usar herramientas tecnológicas sin haber planificado su uso, y nos generamos nuevas necesidades en lugar de satisfacer las que ya teníamos. Es posible que necesitemos buscar formación específica en este tema.
• Crear documentos donde se recojan las funciones de los cargos, tareas, funcionamiento de la entidad… Esto ayuda a transmitir esa información a nuevos miembros, establecer criterios de transparencia, revisar el funcionamiento de la entidad…
• Tener siempre bien presente la misión, los fines de la organización. En folletos, trípticos, boletines, webs, pancartas, carteles presentes en las reuniones, etc.