El boletín electrónico en las ONG: usos, ventajas y consejos

 menudo en nuestros cursos de TIC y comunicación recomendamos a las asociaciones incluir en su estrategia de comunicación un boletín electrónico o newsletter. En este post te hablo de en primera persona sobre algunos aprendizajes a partir de la experiencia con nuestro boletín asociaciones.org, que llevamos enviando mensualmente desde 2011 y en el que tenemos una lista con más de 9.500 suscriptores.

¿Qué ventajas tiene para nuestra ONG?

• Establece un canal de comunicación directa con nuestros destinatarios: soci@s, familiares, donantes…
• El correo electrónico ha resistido al paso del tiempo y sigue consultándose casi todos los días por la muchas personas.
• Si la gente se ha suscrito voluntariamente, sabemos que están interesad@s en recibir nuestra información.
• Podemos aumentar las visitas a nuestra web o blog si enlazamos artículos o contenido publicado ahí.
• Nos permite realizar envíos masivos sin necesidad de usar un mail, donde las posibilidades de caer en SPAM son mayores.
• Podemos segmentar nuestra lista de destinatarios en función de la tipología, geografía, intereses…

¿Qué puedes publicar en un boletín electrónico?

En nuestro caso lo utilizamos para:

• Enlazar a los últimos artículos publicados sobre gestión de asociaciones en nuestro blog Hablemos de Gestión.
• Actualizaciones de contenidos en nuestra guía sobre gestión de asociaciones.
• Convocatorias de actividades y nuestra oferta de cursos.
• Artículos de otras entidades afines o contenido de otras webs que creemos de utilidad para nuestro público destinatario.
• Artículos publicados hace tiempo pero que siguen teniendo validez actual. Esto nos permite recuperar contenido de valor sin necesidad de crearlo desde cero cuando no siempre tenemos tiempo.

Ahora bien, esto es un ejemplo, el contenido concreto de cada entidad lo tendréis que valorar en función de vuestra actividad, objetivos definidos en vuestro Plan de Comunicación y el interés del público destinatario.

Buenas prácticas en la creación y mantenimiento de tu Newsletter

Para finalizar, recogemos algunos tips o pistas que te recomiendo seguir a partir de mi aprendizaje durante todo este tiempo con nuestro boletín:

• Personaliza una plantilla de mail que resulte visual y recoja la línea gráfica y colores corporativos. Y mantén siempre la misma estructura en el diseño. Esto nos ayuda a que nuestros destinatarios identifican esa imagen con nuestros contenidos o localicen fácilmente la información que más les interesa. Por eso mismo, si vas a modificar una plantilla con la que llevas mucho tiempo, es recomendable realizar los cambios poco a poco.
• No incluyas mucho texto. No es recomendable volcar el contenido completo de los artículos que enlaces, es mejor «picar» con una frase o párrafo y enlazar al contenido completo en nuestra web.
• Usa formatos de texto para resaltar títulos, palabras destacadas…
• Acompaña los textos con imágenes, aunque no abuses de las mismas, ya que un elevado número de imágenes podría aumentar el porcentaje de caer en SPAM.
• Mantener limpia tu base de datos. Conviene revisar y eliminar qué direcciones son rebotadas, no llegan de forma repetida o mails que nos colocan en SPAM. Aunque disminuyamos el número total de contactos en nuestra base de datos, minimizaremos el riesgo de caer en correo no deseado.
• Relacionado con lo anterior, no recomendamos subir listas o meter direcciones que no hayan sido autorizadas, ya que cuanta más gente no interesada en nuestros contenidos reciba nuestro boletín, más posibilidades hay de que nos bloqueen o marquen como SPAM, lo que influirá en nuestros envíos globales.
• Deberemos incluir un enlace para facilitar la modificación de datos o la baja, ya que esto también nos ayuda a mantener limpia nuestra base de datos.
• Envía una prueba antes de mandar el definitivo. No sería la primera vez que tras enviar un boletín nos damos cuenta que hay un enlace roto, tenemos alguna falta de ortografía, no se ve una imagen… Si puede revisarlo otra persona diferente mejor, ya que nosotros al haberlo realizado tendemos a ser menos exhaustivos en las comprobaciones.
• Revisa las estadísticas tras el envío. Llevar un registro de las estadísticas nos permitirá saber qué artículos interesan más porque son más clicados o a que hora es más efectivo el envío analizando las tasas de apertura.
• Establece una periodicidad en el envío: bimensual, mensualmente, semanal… Esto ayuda a planificaros. Muchos expertos recomiendan enviar los martes o miércoles.

Y en tu ONG, ¿Tenéis boletín? ¿Qué cosas os funcionan?