La legalización telemática de los libros de socios y de actas

ACTUALIZACIÓN 16/02/15: Se ha publicado la Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, sobre legalización de libros de los empresarios en aplicación del artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.En ella se unifican criterios sobre la legalización telemática de libros, en este sentido: el sistema de legalización de libros en formato electrónico y presentados por vía telemática será obligatorio para todos los empresarios para los ejercicios abiertos a partir de septiembre de 2013, debiendo finalizarse los libros en papel abiertos para ejercicios anteriores.El plazo de presentación de libros para su legalización telemática es de cuatro meses a partir del cierre del ejercicio social.ACTUALIZACIÓN 01/06/15: No obstante, hay quienes piensan que la Dirección General de los Registros y del Notariado se puede haber extralimitado en la medida, cuyos posibles efectos adversos sobre las empresas han motivado la suspensión cautelar de su aplicación dictada por la Sala de lo Contencioso del Tribunal Superior de Justicia de Madrid [más información]. Se trata, en cualquier caso, de una cuestión accesoria que podría llevar a que la norma obligue a los Registros a guardar confidencialidad sobre los contenidos de las actas y/o a su encriptación.

La ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización regula el procedimiento de legalización de los libros de los empresarios en los siguientes términos:

Artículo 18. Legalización de libros

1. Todos los libros que obligatoriamente deban llevar los empresarios con arreglo a las disposiciones legales aplicables, incluidos los libros de actas de juntas y demás órganos colegiados, o los libros registros de socios y de acciones nominativas, se legalizarán telemáticamente en el Registro Mercantil después de su cumplimentación en soporte electrónico y antes de que trascurran cuatro meses siguientes a la fecha del cierre del ejercicio.
2. Los empresarios podrán voluntariamente legalizar libros de detalle de actas o grupos de actas formados con una periodicidad inferior a la anual cuando interese acreditar de manera fehaciente el hecho y la fecha de su intervención por el Registrador.
3. El Registrador comprobará el cumplimiento de los requisitos formales, así como la regular formación sucesiva de los que se lleven dentro de cada clase y certificará electrónicamente su intervención en la que se expresará el correspondiente código de validación.

Dado que muchas asociaciones legalizan sus libros en los registros mercantiles, se hace obligado analizar qué influencia tiene esta modificación en la forma en la que las asociaciones legalizan sus libros.

Un poco de contexto

Para poder situar correctamente el tema, es necesario responder primero a una pregunta aparentemente sencilla: ¿las asociaciones están obligadas a legalizar sus libros de socios y de actas? Y, en caso afirmativo, ¿esto debe hacerse en el Registro Mercantil de la provincia o ciudad en la que tienen su sede? (Dejamos de lado la problemática referida a los libros contables, que habrá que tratar en otro momento).

Si la respuesta a estas preguntas fuese sencilla, este post se terminaría enseguida, pero en relación con los trámites administrativos hay muy poco que se pueda responder con un sí o un no. Vamos por orden:

1. Las asociaciones están obligadas por la ley 1/2002 a contar con una «relación de socios». Ésta puede adoptar la forma de «libro de socios» con páginas numeradas pero, en principio, parece que no se establece la obligatoriedad de sea así. «Relación» no es lo mismo que «libro». Si el libro no es obligatorio, tampoco lo sería su legalización, obviamente, salvo que se opte por que la relación de los socios de la asociación figure en un libro de socios. Esto es en los términos más generales, pero luego profundizaremos más para hablar de las implicaciones de realizar actividades mercantiles.

2. Las asociaciones están obligadas por la Ley 1/2002 a llevar un libro de actas con las actas correspondientes, al menos, a las reuniones de Asamblea General y de junta directiva.

Hasta ahora, hablábamos siempre de la posibilidad de que se tratara de un libro de hojas numeradas encuadernado previamente o de que se legalizaran hojas móviles, al objeto de poder imprimir las actas desde el ordenador, actas que posteriormente se encuadernarían en un libro.

Lo que está en cuestión, por tanto, es si ya no se podrán legalizar ni uno ni otras, porque el sistema pase a ser, únicamente, el de legalización telemática después de su cumplimentación y de forma anual (siempre hablando del Registro Mercantil, pues existe la alternativa de legalizarlos ante notario).

3. Si una ley específica (de un tipo concreto de asociación) o la ley de asociación de una determinada comunidad autónoma no dictan lo contrario, la Ley 1/2002 no obliga a la legalización de los libros. No obstante, hay que añadir que es un trámite recomendable.

Por ejemplo, la Ley 7/2007, de 22 de junio, de Asociaciones de Euskadi, sí establece la obligatoriedad de legalizar los libros de las asociaciones de Euskadi, que deberá realizarse en el Registro General de Asociaciones del País Vasco:

Artículo 23.– Obligaciones documentales y contables.

1. La asociación dispondrá de los siguientes libros, debidamente actualizados y legalizados por el Registro General de Asociaciones del País Vasco:
   a) Un libro-registro de personas asociadas.
   b) Un libro de actas.
   c) Un libro de cuentas.
   […]

4. Desde nuestro punto de vista, el Código de Comercio de 1885 –y ahora la Ley 14/2013 antes citada, a la espera de la cercana aprobación de un nuevo Código de Comercio- sí obliga a las entidades que realizan actividades mercantiles a la legalización de sus libros en el Registro Mercantil, salvo en los casos en que su legislación específica sí dicta la legalización de sus libros en un lugar diferente.

En nuestro caso, por ejemplo, dado que somos una fundación privada, legalizamos nuestros libros y depositamos nuestras cuentas en el Registro de Fundaciones correspondiente, no en el Registro Mercantil.

Hay que recalcar que esta es nuestra opinión y que se trata de una cuestión que aceptamos que está sometida a discusión. Evidentemente, podrán existir interpretaciones diferentes. Nosotros entendemos que el artículo 2 del Libro Primero del Código de Comercio de 1885, que citamos a continuación, implica la aplicación de las normas contenidas en él, y que no estén explícitamente restringidas a las sociedades mercantiles, a las asociaciones que realizan actividades económicas. Incluida la legalización de libros de socios, actas y libros contables.

Artículo 2

Los actos de comercio, sean o no comerciantes los que los ejecuten, y estén o no especificados en este Código, se regirán por las disposiciones contenidas en él; en su defecto, por los usos del comercio observados generalmente en cada plaza, y, a falta de ambas reglas, por las del Derecho común.

Serán reputados actos de comercio los comprendidos en este Código y cualesquiera otros de naturaleza análoga.

¿Ahora la legalización debe ser telemática?

La ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización, incluye dos modificaciones en el procedimiento de legalización de libros:

• Por un lado, se dejan de legalizar libros en papel y hojas móviles con carácter previo a la confección de las actas o anotación de nuevos socios, sino que el procedimiento es telemático.
• Por otro lado, la legalización deja de ser un procedimiento previo, con las hojas en blanco, y pasa a asemejarse al de los libros contables: una legalización a posteriori, de carácter anual. El plazo para su realización es de cuatro meses tras la finalización del cierre del ejercicio contable.

Esto genera varias preguntas:

¿Este procedimiento afecta solamente a las empresas o también a las asociaciones?
¿Desde qué momento se debe empezar a aplicarlo?
y, en relación con esto, ¿qué se debe hacer con los libros en papel actualmente en vigor?

Hay que hacer notar que los diferentes registros mercantiles no han realizado una interpretación idéntica acerca de la forma en que se debe aplicar esta norma. En algunos casos, se mantiene por ahora la legalización de libros en papel, mientras que otros registros mercantiles mantienen taxativamente que ya no se legaliza ningún libro en papel.

Igualmente, a nuestras preguntas, en algunos Registros se responde que los libros actuales se pueden seguir utilizando hasta su finalización, momento en que se empezará a aplicar el nuevo procedimiento, mientras que otros dan instrucciones de finalizar ya los libros, anulando las hojas que puedan quedar en blanco, para incorporarse de manera inmediata al nuevo procedimiento.

Por tanto, salvo que se unifique el criterio desde la Dirección General de los Registros y del Notariado o la aprobación del nuevo Código de Comercio cambie las cosas –si lo hace–, solamente cabe averiguar qué interpretación realiza al respecto el Registro Mercantil de la provincia (o, en algunos casos, ciudad o isla) donde radique nuestra entidad. En lo que, hasta donde hemos podido averiguar, parece existir acuerdo es en que si una asociación accede al Registro Mercantil para legalizar sus libros, se somete al procedimiento general establecido para los empresarios.

También parece, como tendencia general, que los trámites presenciales van siendo sustituidos, uno tras otro, por trámites telemáticos. Eso nos llevará, tarde o temprano, a familiarizarnos con el uso de certificados digitales. Cuestión de tiempo.